ISOの認証取得に必要な準備
これからISOの認証を新規で取りたいとお考えのお客様は、以下のISO取得までの流れをご覧ください。
ISOの取得は弊社のようなプロが入っても3ヶ月以上はかかるのが普通です。そのため、ISOに詳しくない方がいきなり取り組むのは非常にハードルが高く困難を極めます。
弊社のようなISOコンサルタントにご依頼いただけるとスムーズに認証までをサポートいたします。
ISOの取得のためには、まず事前準備が必要です。以下の項目をご確認の上、社内で必要な情報を整理しましょう。
・認証する(審査に合格する)目的が明確であること。
何のためにISOの審査を受け、認証登録するのか、審査に合格して何を得たいのか、ISOの取得目的を明確にしておく必要があります。
経営のツールとして活用する、ワンマン経営で会社組織として機能していないので経営システムを導入し、次世代につなげたい等、積極的な目的が望ましいです。
顧客や親会社、自治体の入札等、経営の外的環境から取得せざるを得ないので、最低限でスリムな仕組みを構築し、効率的に審査に合格し、維持していくというのも目的の一つです。
・経営層(又は事業拠点の責任者工場長等)が認証を必要としていること
ISOのマネジメントシステムは、原則トップダウンです。経営層や事業拠点の責任者(工場長等)がISOのマネジメントシステムを必要と考えており、その最高責任者として、認証を取得する(審査に合格する)意思があることが大前提となります。
・推進責任者が決まっている。(任命している)
ISOのマネジメントシステムでは、経営層に成り代わってシステムを構築し、維持し、継続的に改善する人（複数でもよい）を経営層が任命しておくことが大切です。経営層自身が実施することも可能です。
推進責任者は、管理層からの選出されることが望ましく、ＩＳＯの認証に向けて組織を引っ張っていけるリーダーシップのある方が望ましいと言えます。
事業拠点が複数になる場合には、本社と、各事業拠点で正副として任命することも効率的です。
また、推進責任者の元に、｢事務局｣を設置する場合もあります。
審査機関との連絡、パソコンを使った文書作成や、業務の洗い出し、法規制の調査など推進責任者の指示の基で動くチームとなります。
業務の洗い出しの場合には、各部門から業務に精通している人を集めてプロジェクトチームを作ることがとても重要です。
・どの業種、どの拠点で認証登録するのかが決まっていること。
複数の事業を運営していたり、複数の事業拠点があったりする場合には、どの業種のどこの拠点で認証登録するのかを決めておく必要があります。
事業の種類を限定することは可能ですし、審査機関の考え方にもよりますが、認証拠点を限定することも可能です。(審査機関と契約前に確認が必要です)
ISOの認証取得までの流れ
認証範囲の特定
ISOの認証範囲を全事業、全社とするのか、或いは限定的に取得するのかを検討し、決定します。
- 複数の事業活動がある場合(例えば建設業と運輸業等)
複数の事業拠点がある場合(例えば、本社工場と別拠点の営業所等)
間接部門を含めるか否か。
エリア(ゾーン区分)/ISO27001、ISO22000等の場合
※Pマークの場合には、全社全事業認証が原則となっています。
ISO認証までのスケジュール策定
添付資料(ご参考)
認証取得スケジュール表、訪問予定表
ISOを認証する組織体制を明確にする。。
- ①トップマネジメント(経営層)の決定
- マネジメントシステムの最高責任者を決定します。一般的には代表取締役社長が多いですが、専務取締役、常務取締役にゆだねる場合もあります。
また、工場単位で認証を受ける場合には、工場長という場合もあります。
- ②推進責任者の任命
- トップマネジメントが任命します。
推進責任者の任命が大切です。（現規格では、管理責任者の任命が必須でなくなりましたが、実施事項は同じですので誰かがすることになります。）
「あの人が旗を振るならついていこうか」というような責任感が強く、社内の信頼の厚い方が望ましいと言えます。
- ③現状業務の洗い出し
- 顧客の引き合い受付~受注~材料発注~材料受入~製造・施工・サービス計画の策定~製造・施工・サービス提供~引渡し~回収に至るまでの業務、その他間接業務の開始から終了までの現状を明確にし、各ISOの規格要求事項とのギャップ分析を行います。
- ④ルール作り
- 上記③で明確になったギャップの部分について、貴社の業務の複雑さ、マンパワー等を考慮しつつ、できるだけ追加負担の少ない業務ルールを提案し、決定していきます。
- ⑤運用
- 上記④で明確になったルールに基づき、運用を開始します。
ルールで必要としている記録やデータは都度残していきます。一般的に、ISOの運用開始から3ヶ月程度の期間が、ISO取得審査を受けるに当たって必要な期間とされています。
- ⑥内部監査の実施
- ルールに基づいて、業務が実施できているか、期待する成果が出ているのか(出つつ あるのか)を実地及び書類(データ)で確認します。
内部監査員は、原則貴社の従業者から選定し、教育し、認定します。一般的に認定さ れた証拠(認定証、社内力量一覧表等)が審査で求められます。
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- ⑦マネジメント・レビュー
- 上記③及び、方針や目標管理等を含めて、ルール通りに業務が実施できているかを、ISOの要求事項に沿って、管理責任者からトップマネジメントに報告し、トップからの指示を明確にし、記録を残します。
- ⑧受審(第一段階審査/ステージ1審査)
- 貴社がISOに基づいて決めたルール(マニュアル、規定、手順書、記録様式、台帳等) が、規格に合致しているか、矛盾していないかの書類審査を行います。
さらに、方針、目標の設定・進捗評価、内部監査の実施、マネジメント・レビューの実施等、初期運用状況の確認を主に行います。
これは、次のステージである「第二段階審査/ステージ2審査を受ける準備が整っているか」を判定することを目的に行われます。
作業 現場もざっとは確認されます。
合格すれば、「第二段階審査/ステージ2」を受けることができます。
この段階の審査での指摘は、次の段階/ステージまでに改善し、改善結果は次の段階/ステージの審査で確認されます。
一般的には、第一段階審査/ステージ1審査の1.5ヶ月~3ヶ月くらい後の日程で受審するケースが多いです。
- ⑨受審(第二段階審査/ステージ2審査)
- ISOの要求にそった「運用」が出来ているかを現場を中心に実地で確認します。
事務所、工場、建設現場、サービス提供されている店舗等に、審査員が立ち入り、ISOの要求事項全てに対する運用の適切性、有効性を評価し、認証登録が妥当かを判断します。
この段階で不適合指摘が出た場合、重大な事象(弊社では重大不適合を受けた事例はありません)でなければ1ヶ月~2ヶ月程度で修正、原因究明、再発防止策を実施し、担当のリーダー審査員に結果を報告します。
受領され、結果を了承されれば、審査機関内で毎月行われる「判定委員会/評価委員会」等、審査結果の妥当性を評価する会議の場で評価され、認証登録が決定します。
- ⑩登録証の授与
- 第二段階審査/ステージ2審査を受審後、一般的には、2ヶ月後くらいに登録証が与されます。
審査機関へ取りに行かれるか、郵送を希望されるか何れでも可能です。
この登録がなされると、JAB((財)日本適合性認定協会)のウェブサイト http://www.jab.or.jp/iso/にて、御社の認証状態(組織名、事業所名、認証機関名、認証機関登録番号、初回登録日、有効期限、認証規格、産業分類、所在地、登録範囲)が公表され、検索可能な状態になります。
受審した審査機関のウェブサイトでも、登録され、検索可能な状態になります。
以上がISOを取得するための主な流れです。
弊社で認証取得をお手伝いしている各種ISO
ISO9001やISO14001の認証取得はもちろん、マニュアルおよび書類の簡素化・スリム化を当社コンサルタントがお手伝いします。