ISO認証の新規取得を目指す企業様へ、事前準備から審査合格・認証登録までの全体の流れをご案内します。
難易度が高い専門的な手続きも、ステップを正しく把握することで無駄なくスムーズな取得が可能になります。
まずは全体のスケジュール感を把握しましょう。
まずは事前準備をしましょう
ISOの認証取得には、プロのコンサルタントがサポートに入っても通常3ヶ月以上の期間を要します。専門知識がない状態からいきなり取り組むのは非常にハードルが高いため、まずは事前準備として以下の4つの項目を社内で整理・確認しましょう。
1. 取得目的の明確化
「経営体制を強化したい」「取引先からの要請・入札条件をクリアしたい」など、何のためにISOを取得するのかを明確にします。目的によって、構築すべき仕組み（スリム化の度合いなど）が変わります。
2. 経営層の強い意思（トップダウン）
ISOのマネジメントシステムは原則トップダウンで進めます。経営層や事業所の最高責任者自身がISOの必要性を理解し、「審査に合格する」という強いコミットメントを持つことが大前提となります。
3. 推進責任者の任命
経営層に代わって実務を牽引する「推進責任者（リーダー）」を任命します。組織を引っ張れる管理職の方が適任です。必要に応じて、実務をサポートする「事務局」や「プロジェクトチーム」も併せて設置します。
4. 認証範囲（対象業種・拠点）の決定
複数の事業や拠点がある場合、「どの事業」の「どの拠点」で認証を取得するのかをあらかじめ決めておきます。審査機関との相談になりますが、範囲を限定して取得することも可能です。
弊社のようなISOコンサルタントにご依頼いただければ、これらの事前準備の段階から、スムーズな認証取得までをしっかりとサポートいたします。
ISOの認証取得までの流れ
ISOの認証取得までは、大きく分けて6つのステップで進行します。自社のリソースや業務に合わせて、弊社コンサルタントが各ステップをしっかりサポートいたします。
Step 1. 準備・体制構築（認証範囲・責任者の決定）
認証を取得する範囲（全社とするか、特定の拠点や事業に限定するか）を決定します。
併せて、マネジメントシステムの最高責任者（トップ）と、実務を牽引する「推進責任者」を任命し、ISOに取り組む社内体制を整えます。
Step 2. 現状把握とルール作り（システム構築）
現在の業務フロー（受注〜納品・サービス提供まで）を洗い出し、ISO規格が求める要求事項とのギャップを確認します。
その上で、貴社のマンパワーや実態を考慮し、追加負担が極力少なくなるような「自社に合ったスリムな業務ルール（規定など）」を作成します。
Step 3. 新ルールの運用（記録の作成）
Step 2で作成したルールに沿って、実際の業務をスタートします。
ルールで定めた記録やデータを都度残していきます。審査を受けるためには、一般的に約3ヶ月程度の運用実績（記録）を蓄積する必要があります。
Step 4. 内部監査・マネジメントレビュー
社内で選任した内部監査員が、新ルール通りに業務が実施できているかをチェックします（内部監査）。その結果や運用状況を最高責任者に報告し、さらなる改善に向けた指示を仰ぎます（マネジメントレビュー）。
※内部監査員の教育も弊社でサポート可能です（内部監査員養成講座）
Step 5. ISO審査の受審（第1段階・第2段階）
審査機関による第三者審査を2段階に分けて受けます。
第一段階審査（ステージ1）：マニュアルや規定が規格に適合しているか、初期の運用状況に問題がないかを確認する「書類中心」の審査です。
第二段階審査（ステージ2）：事務所や工場などの現場に審査員が入り、ルール通りに運用が行われているかを実地で確認します。万が一不適合の指摘があっても、適切に改善・報告すれば問題ありません。
Step 6. 認証登録証の授与
審査を無事クリアし、審査機関の評価委員会で了承されると、晴れて認証登録が決定します。
後日、登録証が授与され、認定協会（JABなど）や審査機関のウェブサイト上で認証企業として公表されます。
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認証範囲の特定
ISOの認証範囲を全事業、全社とするのか、或いは限定的に取得するのかを検討し、決定します。
- 複数の事業活動がある場合(例えば建設業と運輸業等)
複数の事業拠点がある場合(例えば、本社工場と別拠点の営業所等)
間接部門を含めるか否か。
エリア(ゾーン区分)/ISO27001、ISO22000等の場合
※Pマークの場合には、全社全事業認証が原則となっています。
ISO認証までのスケジュール策定
添付資料(ご参考)
認証取得スケジュール表、訪問予定表
ISOを認証する組織体制を明確にする
- ①トップマネジメント(経営層)の決定
- マネジメントシステムの最高責任者を決定します。一般的には代表取締役社長が多いですが、専務取締役、常務取締役にゆだねる場合もあります。
また、工場単位で認証を受ける場合には、工場長という場合もあります。
- ②推進責任者の任命
- トップマネジメントが任命します。
推進責任者の任命が大切です。（現規格では、管理責任者の任命が必須でなくなりましたが、実施事項は同じですので誰かがすることになります。）
「あの人が旗を振るならついていこうか」というような責任感が強く、社内の信頼の厚い方が望ましいと言えます。
- ③現状業務の洗い出し
- 顧客の引き合い受付~受注~材料発注~材料受入~製造・施工・サービス計画の策定~製造・施工・サービス提供~引渡し~回収に至るまでの業務、その他間接業務の開始から終了までの現状を明確にし、各ISOの規格要求事項とのギャップ分析を行います。
- ④ルール作り
- 上記③で明確になったギャップの部分について、貴社の業務の複雑さ、マンパワー等を考慮しつつ、できるだけ追加負担の少ない業務ルールを提案し、決定していきます。
- ⑤運用
- 上記④で明確になったルールに基づき、運用を開始します。
ルールで必要としている記録やデータは都度残していきます。一般的に、ISOの運用開始から3ヶ月程度の期間が、ISO取得審査を受けるに当たって必要な期間とされています。
- ⑥内部監査の実施
- ルールに基づいて、業務が実施できているか、期待する成果が出ているのか(出つつ あるのか)を実地及び書類(データ)で確認します。
内部監査員は、原則貴社の従業者から選定し、教育し、認定します。一般的に認定さ れた証拠(認定証、社内力量一覧表等)が審査で求められます。
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- ⑦マネジメント・レビュー
- 上記③及び、方針や目標管理等を含めて、ルール通りに業務が実施できているかを、ISOの要求事項に沿って、管理責任者からトップマネジメントに報告し、トップからの指示を明確にし、記録を残します。
- ⑧受審(第一段階審査/ステージ1審査)
- 貴社がISOに基づいて決めたルール(マニュアル、規定、手順書、記録様式、台帳等) が、規格に合致しているか、矛盾していないかの書類審査を行います。
さらに、方針、目標の設定・進捗評価、内部監査の実施、マネジメント・レビューの実施等、初期運用状況の確認を主に行います。
これは、次のステージである「第二段階審査/ステージ2審査を受ける準備が整っているか」を判定することを目的に行われます。
作業 現場もざっとは確認されます。
合格すれば、「第二段階審査/ステージ2」を受けることができます。
この段階の審査での指摘は、次の段階/ステージまでに改善し、改善結果は次の段階/ステージの審査で確認されます。
一般的には、第一段階審査/ステージ1審査の1.5ヶ月~3ヶ月くらい後の日程で受審するケースが多いです。
- ⑨受審(第二段階審査/ステージ2審査)
- ISOの要求にそった「運用」が出来ているかを現場を中心に実地で確認します。
事務所、工場、建設現場、サービス提供されている店舗等に、審査員が立ち入り、ISOの要求事項全てに対する運用の適切性、有効性を評価し、認証登録が妥当かを判断します。
この段階で不適合指摘が出た場合、重大な事象(弊社では重大不適合を受けた事例はありません)でなければ1ヶ月~2ヶ月程度で修正、原因究明、再発防止策を実施し、担当のリーダー審査員に結果を報告します。
受領され、結果を了承されれば、審査機関内で毎月行われる「判定委員会/評価委員会」等、審査結果の妥当性を評価する会議の場で評価され、認証登録が決定します。
- ⑩登録証の授与
- 第二段階審査/ステージ2審査を受審後、一般的には、2ヶ月後くらいに登録証が与されます。
審査機関へ取りに行かれるか、郵送を希望されるか何れでも可能です。
この登録がなされると、JAB((財)日本適合性認定協会)のウェブサイト http://www.jab.or.jp/iso/にて、御社の認証状態(組織名、事業所名、認証機関名、認証機関登録番号、初回登録日、有効期限、認証規格、産業分類、所在地、登録範囲)が公表され、検索可能な状態になります。
受審した審査機関のウェブサイトでも、登録され、検索可能な状態になります。
以上がISOを取得するための主な流れです。
弊社で認証取得をお手伝いしている各種ISO
ISO9001やISO14001のマニュアルおよび書類の簡素化・スリム化を当社コンサルタントがお手伝いします。