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【埼玉県】ISO9001と14001の統合と2015年度版移行をスピーディに対応

株式会社太陽 経営推進部 新家愛子 様

―――ISO規格の説明、コンサルティングの進め方
当社もご多分に漏れず、ISOの審査が近づくと各部門の主要メンバーが文書作成に追われるという状況でした。

すでに世の中は「紙」から「データ」の時代へと移り、建設業である当社も、竣工時にお客様にお渡しする竣工図書類をデータで納めることが増えてきましたが、ISOは決められた紙の文書にマネジメントレビューを始めとする記録を残し、各部の責任者が押印、押印、また押印・・・という昔のままのスタイル。

本業の上にそうした煩雑なISO業務が重なり、審査前に徹夜する者もいるくらいでした。

業務効率を上げ、品質を向上するためのQMSのはずなのに、ISOの業務が本業を圧迫している。

これでは本末転倒ではないか。ISOの業務をもっとスリム化できないだろうか・・・。


そんな思いから、昨年4月にISOコムさんにコンサルティングをお願いしたのがお付き合いの始まりでした。


当初はスリム化をお願いしていましたが、ISOコムさんのご説明を聞き、質問にお応えしているうちに気付いたのです。
当社に必要だったのはISO業務のスリム化ではなく、ISOの活動を業務実態に合わせることなのだと。

たとえば当社では、定期的に経営陣の会議が実施されており、その会議の議事録を残して、決定事項を社内に周知するといった流れがあるのですが、それとは別にマネジメントレビューを行っていたり・・・。

建設会社ですから、現場の品質や安全について、決められたタイミングで点検を行い、その結果を書類に残し、不備があれば是正して、再点検を行うという品質向上のためのサイクルができているのですが、その点検の流れとはまったく別に内部監査を行っていたり・・・。

本業の業務とは別に、ISOのための会議や監査を行っているという状態だったのです。

そうした当社の状況を見て、ISOコムさんが、ISO業務と当社の業務を紐づけて、ひとつにしてくれました。

そこからは既存システムと業務を見直し、新しい仕組みを作り、なんとか審査に間に合わせたという感じでした。

「ISOの活動を業務実態に合わせる」というのは、マニュアルを作り変えるだけでは難しいかもしれませんね。
そんなISOコムさんのアドバイスで審査会社を変更したのもよかったのかもしれません。

規格ありきで書類の出来栄えを第一とする審査から、日常業務をチェックする本業あっての審査になりました。

審査まで2.5ヶ月しかないというタイトなスケジュールでありながら、審査会社の変更とマネジメントシステムの見直しを行えたのは、ISOコムさんのスピーディな対応のおかげと思っております。

そして今年は更新審査の年。
マニュアルが別々に存在し、審査も別々に行っていたISO9001とISO14001の統合をはかると同時に、思い切って2015年度版に移行することにしました。

もちろん、そのコンサルティングはISOコムさんにお願いしました。

2015年度版の規格の要求事項や変更点への対応はもちろんですが、品質と環境の似たような項目をひとつにまとめ、ISOをどれだけ本業と一体化させられるかという部分に力を入れて取り組みました。
社内ではずっと、本業とISOの業務が別に存在していたような状態でしたが、昨年と今年で、ISOのための業務をなくすことができました。

―――簡略化したマネジメントシステムで、無駄な業務はどの程度削減されましたでしょうか。 ご感想も合わせてお願いします。
一つひとつ丁寧にご説明いただき、ISOの専門用語に抵抗のある私でも、ISOの仕組みや各種の要求事項が意味していることなどをとても分かりやすく、深く理解するできました。

特に今回の2015年度版移行については、何度も繰り返し規格の趣旨や審査機関の考え方を説明していただいたおかげで、当社のシステムをどうすべきかが明確になりました。

ですが、ISOコムさんのコンサルのよいところは、わかりやすい説明よりもむしろ、「関西弁の質問」なのではないかと個人的には思っています。

「これはどうなっていますか」「この会議は誰が参加していますか」「この記録はなんのためのものですか?」etc・・・。

最初、関西弁の矢継ぎ早の質問攻めに、正直戸惑いましたが、「他の業種ではこんなことをやっていますが、当社でも似たような業務を行っていませんか」と、具体的な例をいくつも上げながら質問していただいたので、「あぁ、それなら当社でも、このような業務を行っています」と、応えるというか、気づくことができました。

あの具体例を挙げながらの質問のおかげで、当社のマネジメントシステムの問題点や改善点に気付くことができました。
コンサルタントから指摘されて改善するというより、質問され、当社の問題に気づかされ、自ら改善していくという感じでした。

そのおかげで、他人事ではなく、自分事として、品質と環境の統合や20015年版への移行を進めていけたように思います。

―――その他、忌憚(きたん)のないご感想、今後のご要望をお願いいたします。
ISOを意識せず、会社の経営目標に向かって本業をしっかりやっていたら、ISOにも適合していた。そんな状況が理想です。

今後、ますます本業とISOの融合を進めていきたいと思っていますので、また気づきのある関西弁の質問攻めをよろしくお願いいたします。

ISOコム担当者のコメント
ISO9001、14001のスリム化と2015年度版への移行支援を行いました。
弊社のISOのスリム化の本質3つを見事に言い当ててくださっています。
①当社に必要だったのはISO業務のスリム化ではなく、ISOの活動を業務実態に合わせることなのだ』
②ISO業務と当社の業務を紐づけて、ひとつにしてくれました。』
③規格ありきで書類の出来栄えを第一とする審査から、日常業務をチェックする本業あっての審査になりました。』
これら①~③を通じて
『ISOのための業務をなくすことができました。』
につながります。
これが弊社のスリム化です。
『わかりやすくて使いやすい』ISOの仕組みを通じて、本業の成果につなげていただきたいと思います。
審査合格後は、しっかり自社で運用いただき、スリム化させていただき、本当に良かったです。ありがとうございました。

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