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ISOコム通信

ISOキックオフミーティングで話すこと

投稿日:2024年2月26日  最終更新日:2024年7月23日

皆さんこんにちは!
ISOコム株式会社 芝田 有輝です。

今回はISOキックオフミーティングで話すことについて、お話ししてみたいと思います。

ISOには、品質管理の9001、環境保護の14001,情報セキュリティの27001,労働安全衛生の45001,食品安全の22000やFSSC22000など、色々ありますが、

どの規格でも、取り組む最初の場面で、キックオフミーティングをすることをオススメしています。

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キックオフミーティングとは?結論

結論から言いますと、経営者(層)の取得目的の表明と、ISOの取得時期、推進事務局の紹介、と全員参加による事務局への協力を約束、周知、理解させるためです。

では、具体的に説明していきますね。

経営者(層)の取得目的の表明とは?

ISOのマネジメントシステム規格では、その規格要求事項に『トップマネジメント』という文言が登場します。

トップマネジメントの定義として、わかりやすく言えば、

会社全体でISOを取得する場合には、社長さん、とかの経営層が該当します。取締役以上の経営方針や方針実現の為の経営資源(リソース)の配分決定権限がある人や層を指します。

工場単位などで取得する場合には、工場長とか、時業務単位で取得する場合には、事業部長とかが該当します。

この、社長や、工場長など(以下、トップという)から、『何故、ISOを取得するのか』という目的の説明をしていただきます。

正直申しまして、私の経験上、ISOの取得を歓迎する部門長、社員さんは、ほとんどおられません。多くて5%程度ではないかなと思います。

つまり、ISO取得は、普通は、『歓迎されない情報』である場合が多いのです。

その理由は、以下が多いのではないかと思います。

・ISOを取得すると、審査の為の仕事(打ち合わせや承認行為、記録、文書類)が増える。
・審査前に残業しなくてはいけなくなる。
・審査員が来て、いろいろ聞かれるのが面倒くさい。
・取得してもほとんど効果が無い。

そのような、マイナスのイメージがある中で、『ついにうちの会社もISOをとるのかぁ・・・・』という感情がわいていることを、トップとしては、予め理解しておき、

そんな中でも取得しなければならない、『目的』を明確に関係者、社員に伝えることで、
ある種の『覚悟』を決めてもらうことが大切です。

ISOの取得時期とは

いつから、取り組み始めて、いつ頃審査を受け、いつ取得するのか

つまり、タイムスケジュールを説明します。

推進事務局の紹介とは

昔のISO規格では、『管理責任者』といいまして、ISOを統括する責任者の任命が要求にあったのですが、今はその要求はありません。

ただ、審査員とのやりとり。コンサルを採用する場合には、コンサルタントのやりとりの窓口は決めておく必要がありますし、

ISOには、いろいろな部門が関係しますので、会社としてとりまとめをする役割は必要になります。
そういう意味では、推進事務局を設置する会社は多く、弊社でもオススメしています。

そのような、推進事務局を紹介することは、大切です。

全員参加が重要

ISOは、誰か一人でやるものではありません。
トップを始め、各部門、作業者一人にでも、審査員は質問し、説明や、仕事の証拠の提示を求めます。

よって、関係者の全員参加が前提となります。
審査では、関係者全員を対象に審査を行いますので、取り組みも全員が対象になります。

そういう意味で、『私は関係ないよ』と、後で言わせないため、全員参加であることを伝えることは大切です。

推進事務局への協力要請とは?

ISOは、全員参加ですので、推進事務局に任命された人が取り組めば審査に合格する、という者ではありません。

先ほどお話ししましたように、トップを始め、各部門、作業者一人にでも、審査員は質問し、説明や、仕事の証拠の提示を求めますので、トップ、各部門長、作業者の全員が、
推進事務局に協力することが必要です。

実はここが一番重要なところです。

トップは、
『推進事務局への協力は、私からの職務命令です。日常の仕事と同じと考えて、推進事務局から、皆さんに協力要請があれば、対応してください。』

ということを、はっきり、キックオフの段階で関係者全員に伝えてください。

この発言がないと、どうなるか・・・。

推進事務局は、各部門や作業者に、協力を『お願い』しに行くこととなります。
各部門や作業者は、日常的な仕事があるため、推進事務局からの『お願い』は、『いやだけど聞いてあげる』『日常の仕事の後回し』的な取り扱いとなり、非常に推進事務局の頭を悩ませます。

このようなことにならないよう、キックオフミーティングでは、トップが明確に、推進事務局に協力は職務命令であることを表明する必要があります。

上記を伝え、関係者に周知、理解いただき、社内的なコンセンサスがとれれば、推進事務局は動きやすく、その後のISO取得までが比較的スムーズに進むことが期待できます。

 

いかがでしょうか。

ISOコムでは、キックオフミーティングの進め方について、推進事務局の方々に、丁寧にアドバイスをしております。

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