偉そうな審査員はNG！ISOコンサルタントが審査で立ち会うメリット

2019年8月28日

みなさんこんにちは！　ＩＳＯコムの芝田　有輝です。

ＩＳＯの審査が間近の方、次回審査を自力で受けることが不安な時ってありませんか？

今回は、“ＩＳＯコンサルタントが審査で立ち会うメリット”についてお話しします。

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ＩＳＯコンサルタントは審査に立ち会えるのか？

事前に審査機関の了承を得ていれば、立会可能です。

税務署が来社された際の税理士のイメージに近いかも知れませんね。

弊社は創業20年ですが、これまで審査機関から立会を断られたことはありませんので、恐らく今後も立会は可能だろうと思います。

ちなみにプライバシーマークの審査では、コンサルタントの立会は認められていません。JFSの監査も同様です。

ＩＳＯコンサルタントが審査に立ち会うメリット3つとは？

ＩＳＯコンサルタントが審査に立ち会うメリットには、主に以下の3つあります。

①審査員が使う言葉が難しく、お客様が間違って答える、或いは答えられない場合に指摘になるのを防ぐ。

②審査員が、規格基準以上の要求を押しつけるなどの暴走を止める。

③指摘をもらった場合にフォローし、審査合格までスムーズに進める。

少し詳しく説明してみます。

ちなみにＩＳＯコムでは、コンサルティングの提案の際に、お客様が希望される場合には審査に立会を行っています。

ＩＳＯコンサルタントが審査に立ち会う具体的なメリットとは？

①審査員は、優秀な人ほど規格用語を使わずに、審査を受けるお客様が日常使っている言葉で審査をします。

頭の固い、お客様の事業を理解できていない人ほど、難しい規格用語や難しい言葉を選んで審査を進めようとします。残念ですが、そういう審査員は結構います。

その場合に、お客様は、いったい何を聞かれているのか、どう答えたら良いのかわからなくなることがあります。変に答えて指摘をもらうのも困るし・・・。

そんなときに、休憩時間などを使って、ＩＳＯコンサルタントが、『あのときのあの質問には、後でこのように答えた方がいいですよ。実際にはちゃんとやっておられますよ。あの、〇〇資料を見せてください。』など、アドバイスすることで、ムダな指摘を予防します。

②稀に、自分のこれまでの実務経験やその会社の常識を“一般的には”という魔法の言葉で偉そうに押しつけてようとする監査員がいます。

それが、規格要求事項以上の要求なのか、審査を受けるお客様にはわからない場合があります。

そのまま『わかりました』と答えてしまった場合、合意を得たということで、受けなくてもいい不適合をもらい、やらなくてもいい対策を打たされ、作らなくてもいい書類や記録を作らされ業務の負担になるケースがあります。ＩＳＯが嫌いになっていく典型例です。

これをＩＳＯコンサルタントが横で聞いていれば、審査員の発言が、規格要求以上で押しつけだと言うことがわかりますので、休憩時間を利用してお客様に反論材料をお渡しし、ムダな指摘を予防します。あまりにひどい場合には、そのやりとりは適正な審査ではなく個人的見解の押しつけと判断し、中に入って直接反論していくことも過去ありました。実際には昨年も1件ありました。未だにいるんです。化石みたいな審査員が。

③審査で不適合をもらった場合、よくわからずに過剰な再発防止策を作ってしまうと、その後の日常業務の際に大きな負担がかかり、業務効率が悪くなるだけでなく、負担をかけた分の効果も薄い、というムダな業務、書類作成などが増えてしまいます。そんな時には、横でやりとりを聞いているコンサルタントが、指摘の背景を踏まえて、必要最低限で負担の軽い再発防止策を提案し、審査合格へとサポートします。

実は、これらは“審査あるある”で、審査を受ける度に、指摘を受ける度にＩＳＯの仕組み、作成する書類、記録が増えていくという現状があります。

やっかいなのは、審査員の指摘は、基本“善意でやっている”ことにあります。

受審される企業様、お客様のために、もっとこうした方がいい、このままではこういう懸念、リスクがありうる、等、“善意で指摘する”場合がほとんどです。

それがお客様の弱い部分をサポートする、成果に結びつき、且つ負担の少ないモノであればいいのですが、逆に、大きなお世話になることも少なくありません。

やらなくてもいい業務、作らなくてもいい書類、記録を、“善意の指摘”の対応の為に作らされるケースというのは結構多いのです。

そうならないためには、受審するお客様が、ＩＳＯの規格要求を正確に把握し、審査員に反論できるだけの力量を備えることが大切です。

ただ、最初の内は中々分からない場合もありますので、ＩＳＯコンサルタントが立会をすることで、その代わりを務めるということになります。

審査員と対等に話せるようになるまでは、しばらく審査にはＩＳＯコンサルタントの立会をしてもらった方がムダな指摘、業務を増やさないためには懸命な対策かも知れません。

ＩＳＯの審査が間近の方、次回審査を自力で受けることが不安なあなたは、今すぐこちらまでご相談を！

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