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ISOコム通信

ISO審査で質問されること

2020年3月4日


みなさん、こんにちは。

ISOコム通信を見ていただきありがとうございます。

ISOコム マネジメントコンサルタントの亀岡尊乃美です。

 

審査へ行きますと、認証取得から10年以上の組織様が多いように思います。

同時に、初回登録の審査の機会も増えてきたように感じています。

 

慣れない責任者の方々や部門の担当者の方にすれば、ISO審査でどのようなことを聞かれるのか、不安を感じることもあるでしょう。

今回は、ISO審査で聞かれることを考えてみたいと思います。

 

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審査計画をよく見ましょう

まずは、認証機関から送られてくる審査の計画書類をよく見てください。

 

1)審査の目的

再認証(更新)審査であれば、前回の再認証(更新)以降3年間の活動を確認します。

サーベイランス審査なら、前回審査からの約1年間の活動を見せてもらいます。

変更があれば、その変更に関連する活動を確認します。

臨時審査や移行審査であれば、臨時で見ること、何から何に移行するのかを確認します。

どんな審査かによって、審査員が重点的に確認したいと思うところを大きくとらえることができます。

 

2)審査チーム

あなたの会社の業種を理解できる、専門性を持った審査員が来ることになっています。

場合によっては、チーム内の全員ではなく一部の審査員が、あなたの会社の専門性を保持していない場合もあります。

自分たちの会社の業界に詳しい審査員なのか、他の専門性を持った審査員が含まれているのか、よく見てください。

あなたの会社の業種を理解できる審査員が担当する部門は、審査員から見て、重要なプロセスを運用していると判断しています。

その場合、QMSの8章、製造及びサービスの提供に関わる詳細について審査で確認したいと考えています。

日常業務や監視測定するべきポイント、現場での業務を確認します。

 

3)スケジュール

どの部門が計画されていて、時間の割り振りはどうなっているのか。

どの部門で、規格要求事項のどの箇条を見るようになっているのか。

部門毎の審査はどういう順番になっているのか。

時間の短い部門と長い部門では、審査員の聞く内容も変わってきます。

業務に専門性を持った審査員がどのプロセスを審査するようになっているのか、等、審査員の意図を読み取ってみてくださいね。

 

オーディットトレイル(audit trail)

監査の証跡と訳されるようです。審査のストーリーと考えていただければ良いと思います。

審査員は、審査にあたって、いくつかのストーリーを計画して臨んでいます。

 

規格2015年版は、強いリーダーシップを要求されています。

トップダウンの指示がどのように伝達され、計画され、実施され、報告されて、見直しがなされているのか、いわゆるPDCAを確認します。

その審査の流れを、どういうストーリー、順番で確認していくのか、どの部門で確認するのか・・・を計画しているということです。

従って、審査ではISO規格の箇条の順番に、規格の裏返しの質問をすることは少ない、ということになります。

 

1つの事例として、トップ、管理責任者、部門の審査で、考えてみましょう。

1)トップインタビュー

事業の変化、今期の実績、課題や利害関係者のニーズ、リスク及び機会、事業全体の目標、戦略、資源・・・等から、組織の方向性をお聞きし、マネジメント・レビュー(会社で行った活動の総括をトップの方に報告すること)でどんな指示や決定をしたのかを記録を見ながらヒアリングします。

ここでお聞きした内容が、部門の審査でどのように展開され、活動されているかを確認します。

 

2)管理責任者の審査

トップからお聞きした内容を再度、詳細について確認します。

何を重点的に取り組む課題としているのか、どんな計画で実施しているのか、達成状況はどのように評価しているか、ISOの全般的な運用を確認します。

不適合や苦情への対応、修正、再発防止策の仕組みを確認し、全体の適合性、有効性を確認します。

認証のロゴマークの使い方、人員数、住所や活動の確認等、事務的なお話も確認します。

認証ロゴマークの使い方は、認証機関ごとの規則があり、ルールが決まっています。

対象範囲になっていないサイトや製品がある場合に、認証範囲について誤解を与えない表示になっているのか、確認します。

名刺やカタログのほか、ホームページにも掲載されている組織が多いですが、変更があった場合に、変更漏れが発生していることが見受けられます。

また、認証書を掲示している場合に、最新版ではなく、古い証書を掲示したままになっていることもあります。

認証の表示が最新で正しく、誤解を与えないものであるのか、確認をします。

 

3)部門審査

その部門の役割を確認します。

トップインタビューで確認した会社の方向性や、指示のあった内容などが、どのように展開されて、実際の活動に反映されているのか、確認します。

目標等に展開されている場合、その部門でのリスク及び機会、目標とその計画、進捗、結果を確認します。

各部門の実業務への展開であれば、それぞれのプロセスを確認することになります。

もちろん、実業務でのISOの取組み、ルールや計画に対してどのように実施し、監視し、検証して、見直しを実施しているのか、実例と合わせて確認します。

 

プロセスアプローチ

 

2015年版の規格では、プロセスアプローチが採用されています。

組織に求めるプロセスアプローチを私ども審査員も審査の手法として採用します。

 

皆さんの会社でのお仕事の流れ、1つ1つの活動のつながりを確認しようとします。

短時間の審査の中で審査員がすべての業務を確認することは不可能ですから、お客様の主要な製品や業務を選んで確認をします。

いくつかのサンプリング事例から、どのように規定され、計画され、実施され、検証され、見直しを行っているのか、具体的な活動事例をもとに審査を行うのです。

 

その活動の中で、関連する設備、測定機器、担当者の力量、規定や記録、ノウハウや過去の経験からのリスク管理なども確認します。

 

審査員が聞きたいこと

審査員が何を確認したいと思っているのか、どのような手法でお聞きするのか、お分かりになったでしょうか。

審査員の聞きたいこと、それこそが、ISO審査で質問すること、なのです。

 

審査員は、指摘事項を見つけに行くのではありません。

規格に則って適切に運用されていることを確認するために行くのです。

皆様のマネジメントシステムが、いかに自分たちの会社の業務にフィットして運用されているのかを見たいと思っています。

また、規格が要求している記録や文書を作ることが目的ではなく、その情報やルールを使って、次のアクションへつなげていること、まさに継続的改善のしくみを確認したいと思っています。

審査員の意図を理解すると、どのようなことを質問されるのか、見えてくると思います。

 

ISO審査へ不安がある場合には、私どもの研修やコンサルタントの力を借りることもご検討ください。

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