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ISOコム通信

ISO審査の準備と心構え

2020年3月27日

みなさん、こんにちは。

ISOコム マネジメントコンサルタントの入岡利成です。

 

今回は、ISOの審査を受けるときの準備と心構えについて考えてみたいと思います。

初めて審査を受けるときは大変不安で緊張しますが、何年も受けていくとどういうことを審査員が聞き、どんな証拠を求められるのかが分かってきますので、はほぼ慣れの問題です。

審査員はISOの認証取得を阻もうという姿勢でなく、様々な角度からインタビューしたり、活動を観察したり、文書・記録類を確認したりして適合性・有効性の判断をします。

むしろ初めての場合は審査員の方が緊張します。

 

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 (1)ISOの審査は「不適合の指摘」があっても大丈夫

①心構え:

入学試験や就職試験などは、普通は募集人数に定員という枠があります。評価の高い順に必要人数を確保して、定員を超えれば終わりです。

逆に選抜はするけど拒まない物として、定員がないものを考えてみると、公的資格などの試験が考えられます。一部の資格では合格率をコントロールして試験の配点などを決めていると聞きますが、一般的には大凡80点以上で「合格」というような仕組みです。こちらの方が気が楽ですね。

ISOの審査は、適合性の評価で点数をつけるわけでは無いのでぴったり合致しないのですが後者に近いです。落とすための審査じゃないのです。

ISOの審査ではいいことに、審査終了後にどこが不適合かが、すぐに分かり、その後2~3

週間くらいの間に対応する期間をもらえます。条件付き合格のような感じです。

 

②準備:

一般的には、マネジメントマニュアル(必須ではない)、手順や規定類、ルールに従って仕事をした証拠(紙、電子は問いません)を、審査員に求められたらすぐに(遅くとも10分程度)出せるように、書棚やPC、サーバーに整理して保管しておきます。

(2)指摘に対応すればPASS

①心構え:

ISOの審査では、「重大な不適合」「軽微な不適合」の指摘が無ければ認証される仕組みです。

もし指摘があっても、要求日(一般的には1ヶ月くらい)以内に修正処置、原因究明、再発防止策を実施し、審査員が確認して対応が出来ていると判断されれば認証されます。

「重大な不適合」の場合は、もう一度現地で「フォローアップ審査」になることもありますが、これは「再審査」ではないです。一回の診査の一連の流れです。

つまり、不適合が出てもそれで終わりではなく、きちんと対応すれば「合格」なんです。認証登録できるのです。

しかも、自分たちの活動をより有効な活動へと導いてもらえます。コンサルタントならズバリ道案内をするし、それが仕事です。審査員は、自分の経験や見聞で、幅広い知識を駆使し判断し、さりげなく「指摘」に思いを込めてきます。(思いを明確に伝えるとコンサルになり審査員としては禁止事項)

 

②準備:ちゃんとやっているのに指摘が出ないようにするには、審査員とのやりとりの練習が必要です。通常、審査の前に「内部監査」といいまして、社内の監査員が、各部門を監査しますので、そのときにできるだけ参加しておくと多少は慣れると思います。

 

(3)情報交換

①心構え:

審査で「指摘」を受け入れる場合に、何でもかんでも「訳もわからずに」は受け入れてはいけません。審査員に「指摘」の内容をよく説明してもらって「納得が出来る指摘」を受け入れてください。

ここは大事なポイントです。

「~~~の規定・基準ではABCCDEFを実施しなければならない」となっているが、確認した「~年~月~日の~~~(記録)・活動ではABCDEFの実施が確認できない」。~~~の規定・基準で「実施すること」になっていることが「実施していないため不適合である」

のような指摘をされます。

「実施していない」→「実施する」と対応し、修正処置、原因究明、再発防止策と水平展開が確認できる「是正報告書」が書ければ大丈夫なんです。

よって、「実施していない」→「実施する」の部分を指摘の際によく確認・理解、そして納得してから「指摘」を受け入れると良いと思います。

指摘の時に既に「答え」あるのです。それを実施すればOKなんです。

もし指摘がわからなければ、理解できるまで審査員に聞いてみてください。その質問にわかりやすく答えるのも審査員の仕事の1つなので。

 

では、「答え」の例を述べてみますね。

 

(指摘例)

「〇〇手順書」では、毎朝、設備の始業前点検を実施し、点検の結果として水温を記録表に記載するようになっています。確認した「△△点検表」では、点検日と作業者の記載はありましたが水温の記載はありませんでした。水温を記載するとなっているが記載されていないために不適合です。

(再発防止の答えの例)

・点検結果の水温の記載が、その設備の性能維持にとって不要なため現場判断で記載されていないのであれば、手順書から「水温測定の記録」に関する「項目を削除」します。

若しくは、水温の記載が必須項目でそれを記載していないのであれば、確実に記載できるように「△△点検表」の水温記載欄を赤字で囲むとか、太字で目立つようにするとか、記載の最初の項目に移動させて忘れないようにする。

・水温記載の必要性や記載しないことのリスク、お客様への影響などを再度関係者に周知教育を行う。

・水温測定に手間がかかり困難な場合は、測定機器の改良し確認しやすく設備の改良を実施してください。

②準備:

指摘の後の対応の準備としては、こちらも内部監査で不適合や改善指摘が出た場合の対応を経験するか、他部門の事例を見ておくといいと思います。

 

どうでしょうか?

ISOの審査の準備と心構えに対して、少しイメージとして見えてきましたか?

 

最後にお伝えした再発防止の答えの例については、最初は難しく感じるかも知れませんが、

仕組み、仕掛けを追加、修正して、今後人が変わっても確実に実施できる「システム」を強化、チューニングするようなイメージですね。

 

今回は審査員の立場で書いてみましたが、コンサルタントがオブザーバー(審査中の発言は禁止)で審査に立ち会うことも、審査機関の承諾をもらえば可能です。(プライバシーマーク、IATF16949は不可)

その場合には、休憩時間や審査の後など、もっといろいろと具体的なアドバイスや、指摘対応の為の具体的な提案もしております。

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