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ISOコム通信

印鑑だらけ?ISOの形骸化を招く承認印はいらない

2021年5月12日

こんにちは。
ISOコム マネジメントコンサルタントの柏木 博です。
今日は、承認印とISOについてお話ししてみます。

こんな質問がありました。

『ISOでは上司の承認印をもらうことで業務が滞ることがあるようです。例えば製造業における日常点検の承認印です。本当に承認印が必要なのかを説明してください。』

そこで、今回は承認印によってISOが形骸化していないか解説したい思います。

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押印についての法令の動きとは?

デジタル庁創設を柱としたデジタル改革関連5法案が成立しようとしています。
この法案では、マイナンバーの利用拡大や、『はんこ』が必要な行政手続きの削減などが盛り込まれています。

既に、電子申告や電子入札のように紙に代わって電子データで提出できる書類が増えつつあります。

さらに“押印”についても見直しされるようになってきました。

会社の業務についても、“押印”の要否が検討される時代になってきたのではないでしょうか。

ISO規格における印鑑の必要

ISO9001の目的は“要求を満たした製品やサービスを提供し続ける能力を実証して、保証し、顧客満足を上げること”です。

この目的の、“実証”のために文書や記録がポイントになります。

文書には、業務や作業の指示書との意味があるので、責任者が業務や作業を品質保証の観点から確認が必要です。

文書の適切なとを確認したことを明らかにするため、従来は確認し、発行を承認した責任者が押印をしていました。

ISOが印鑑によって形骸化する事例を見てみよう

日本の会社には稟議制度がありますね。

ある事案を関係者が協議して、会議で決定する代わりに、関連文書を回覧し、書類に押印してもらうことで、文書内容を承認、又は承知する手続きを指します。

こんな文化を持つことから、文書の発行についても、発行部署の責任者が押印するだけではなく、関連部署を回付し、関連部署の責任者が押印しているケースが見受けられます。

 

このやりかたでは、関係者が抜けなく確認される反面、全員の確認まで時間がかかりますね。

発行までに時間がない場合、担当者が押印者のところまで持っていって、説明して押印してもらうような余分な手続きが出てきます。

 

デジタル改革関連5法案でも、役所のこんな無駄な作業を減らした発想なんだと思いますね。

ただ、押印をなくしても手続き自体が変わらないと手間は減らないですよね。そもそも、何人も確認してもらう必要があるかを検討する必要があると思います。

 

多くの場合、一人の責任者が確認、承認して十分なケースが殆どかと思います。
複数人の確認が必要なら、関係者に同時配付し、個別に承認してもらうことで時間短縮を図るなどの仕組みとすることが可能です。

さらに、配付速度のアップや配付された文書の同一性を担保するためには、電子データによる閲覧方式の採用などが可能です。

ISOの要求はこれだけ!印鑑はいらない場合もある

ISO9001では、「7.5 文書化した情報」で、文書・記録に対する要求が書かれています。

文書については、『適切なレビュー及び承認』が求めています。

記録では、『意図しない改変から保護しなければならない』ことを求めています。

 

文書の発行は、発行部門の責任者が確認、承認すれば十分だと思います。

責任者が確認、承認したことが分かれば、押印の必要は無いと思います。

複数人の確認が必要な場合でも、確認されたことが分かる仕組みがあれば、押印は不要です。

 

ISO規格では、記録の確認、承認の要求はありません。どの程度行うか、又は行わないかを決め、実行すれば十分です。

例えば、旋盤で加工する場合、作業者は旋盤の異常で作業が失敗することを避けるため、使用前点検を実施するでしょう。
しかし、加工結果については1個づつ確認していれば、旋盤の作業前点検を作業者に任せて問題ないと考えられます。

 

作業者も、不良品による手戻りを防ぐため、必要な範囲で機械の使用前点検を実施するはずです。

しかし、自動機械による加工を行う場合、1回のセットで数十個、数百個の製品について加工を行います。

機械に不具合があれば、多数の不良品が発生する恐れがあるので、加工前に機械の状態を点検し、点検内容に漏れなどが無いかを確認するために点検記録を作成することもあります。

審査で見た記録と押印(サイン)の例とは?

審査に行きますと、機械の使用前点検の記録に毎日担当者が押印し、更に上長が1週間又は1か月単位で押印しているのを見かけます。

この上長の押印は、担当者が毎日、押印していることを確認して押印していますので、担当者記録用紙に押印忘れがないことの確認が仕事となっています。
これって本当に必要なのでしょうか。

必要なのは、担当者が毎朝実施している機械の点検の手順、判断が適切であることを現場で確認することではないでしょうか。

特に、新人が担当している場合には、担当者が記録誌に押印した横に押印することにより、適切な作業ができていたことを立証する記録となることが考えられます。

しかし、ベテラン社員については、確認だけで押印の必要はないように思われます。

欧米では記録をしっかり残すことが習慣化されていますが、記録がしっかり作成されていることと、製品の品質が一致しないケースが見られます。

何のために記録が必要なのか、押印がどのような意味を持つか、検討してみてはいかがでしょうか。

 

いかがでしたか?
ISOのための文書や記録、
意味のない確認承認している文書や記録

こういう形骸化したものを洗い出して、一気にISOをスリム化し、業務をスッキリさせてみませんか?

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