ISOの取得を難しいと考えてしまう理由

投稿日：2022年1月25日 　最終更新日：2024年7月15日

こんにちは。ＩＳＯコムの芝田　有輝です。

今日は、ISOの取得を難しいと考えてしまう理由について、取得が多いISO9001をメインにお話ししてみたいと思います。

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ISOの取得を難しいと考えてしまう理由その1 ：文書や記録が増える

ISOの取得が、難しいと考えてしまう最大の理由は、

ISOをとることによって、今まで必要なかった文書や記録が大量に増えてしまい、

その管理に手間がかかり、本業に差し障りが出てしまうということがあるのではないでしょうか。

文章や記録が大量に増えてしまうという話は、ISOをとった会社から一番よく聞くお悩みではないかと思います。

ISOを取ろうかなと考えられた社長さんが、周りでISOをとった会社の社長さんに『ISOってどう』 とって聞いた場合、

『いやあ、大変だよ。文書や記録が増えて、専門の人をつけなきゃいけなくなったよ』

と言われると、

社長さんとしては、手間がかかる⇒残業代が増える、専門の人が増える⇒人件費が増える

と考え、

『それはしんどいなあ、もうちょっと儲かってからにしようかな。できるだけ先延ばしにしたいなあ』

と思われるのではないでしょうか。

また、このやりとりでは、手間や経費ばかりが増えるという観点に注意がいきがちで、

ISOの取得が、本業に役立つのか、という観点はほとんどなく、

どちらかというと、面倒なもの、余分なもの、という印象が強いのではないかなと思います。

ISOの取得を難しいと考えてしまう理由その2 ：

ISOの取得が難しいと考えてしまう理由として、規格そのものが難しい言葉で書かれてるので、

理解がしにくい、大変だということもあるのではないでしょうか。

試しに、ISO9001:2015から、規格本文をみてみましょう。

8.1 運用の計画及び管理 組織は，次に示す事項の実施によって，製品及びサービスの提供に関する要求事項を満たすため，並び に箇条 6 で決定した取組みを実施するために必要なプロセスを，計画し，実施し，かつ，管理しなければ ならない

みなさん意味がわかりましたか？

これは、製造計画や施工計画をたてて、管理しましょう、という意味です。

なので、製造業なら　業務フローやＱＣ工程表、建設業なら施工計画書が該当します。

これなら、「ああ、そういうことか！」とご理解いただけるのではないかと思います。

ただ、規格はこんな風に結構難しく書かれており、

理解した場合、会社としてどう対応して良いかを考えると結構難解かも知れません。

また、製造業や建設業出ない場合、何が該当するのか、

該当するモノがなければ何を作れば良いのか分からない・・・となるかも知れません。

こういう場合、業種毎にどうするのがベターなのかを考えることになります。

ISOの取得を難しいと考えてしまう理由その3 ：

審査員があなたの会社に来て、根掘り葉掘り、仕事の書類や作業現場を見たり、部門長や作業者に聞いたりしてまわります。

嫌ですよねぇ。。。

めんどくさいし、あら探しされる感じもするし、指摘されたら更にめんどくさそうだし・・・。

また、審査申請をして、めんどくさい審査に合格をしたらそれで終わりということではありません。

毎年毎年、大体同じ時期に審査員があなたの会社にやってきて、

あれやこれやといちゃもんをつけて指摘だ、是正だとか言われて、

ただでさえ増えた文書や記録の業務の負荷を更に増やさえれる、というイメージもあるのではないでしょうか。

ISOの取得を難しいと考えてしまう理由3つのまとめ：

以上3つをまとめると、

その1：文書や記録が増えて、手間や経費が増える

その2：規格が難しく、対応が難しい

その3：審査が毎年あり、審査で指摘される度に仕事が増える

つまり、『難しくて余分な仕事が増える』ということにまとめられそうです。

避けたいし、先延ばしにもしたくなりますね。

ISOの審査制度とは？

そもそもの話をします。

ISOの審査制度って、何のためにあるんでしょうか？

一言で言いますと、“発注者が安心して発注できるよう、信頼を担保する”ためにあります。

あなたが、何かを発注したいとします。

当然、良い品質のものを適正な価格で、約束した納期に届けて欲しいわけです。

でも、安心して発注するためには、その会社がどんな会社なのかを調べなきゃいけない訳です。

あなたの代わりに審査機関がその会社に行って、根掘り葉掘り調べて、「はい、安心して発注して良いですよ！」、

と公に表明する制度なんです。

なので、調べられる方は大変なんですが、

そのことで、あなたの会社に発注したい、今のお客様や、もしかしたら、

将来お客様になってくれるかも知れない会社にも、

あなたの会社が信頼できることを公に表明しておくことが出来るよ、というものなんですね。

でも、1回審査を受けても、その後も信頼できるかどうかはわかりません。

会社は、継続している中で、人も変わるし、設備や、事業の場所も変わったりしますので、

毎年審査を受けてもらうようになっています。めんどくさいですけどね。

規格の理解と、文書記録の有効な対応とは？

まず、規格が難しいという話については、世の中には解説本が色々と出ています 。

また、インターネットで解説記事が出ていることも、最近では多くなっています。

ISOコムでも、規格の解説文を掲載しています。

それらを見ていただくと、結局やるべきことは、

今の会社の仕事の延長線上にあり、ほとんどが実は今やっていることだと気づいていただけるけることと、

思います。

昔のISO規格では、確かに大量に文書（守るべきルールが書かれたモノ）を作れ、という要求がありましたが、

今は、会社にとってないと困るルールだけは、作ってくださいとなっています。

記録についてですが、記録というのは、いわば仕事をした証拠を示すということになります 。

これは、ISOの認証後には、増える可能性が、正直なところ、あります。

規格の主旨としては、何か問題が起こった時に、誰が、どういう判断をして、どういう結論に至ったのか、

と言うことを、後で検証することができるようにすると、いうことを重要としています。

あとは、規格通りに実行していることを、審査で証明しないといけないこともありますので、

記録はある程度は増えるかと思いますが、大切なのことは、必要最低限に抑えることです。

ISOコムのコンサルで、楽に審査合格できる！

ISOコムのコンサルでは、

その1：文書や記録が増えて、手間や経費が増える

その2：規格が難しく、対応が難しい

に対して、

あなたの会社の業種、規模に合わせて、

現役審査員でもあるコンサルタントが、まずは、ありのままの実態を把握し、

使えるルールや記録はそのまま残し、

増えそうな部分については、規格要求ギリギリのラインを見定めて、

手間が最小限に収まるように、皆さんが理解できる、消化できそうなルール、

証拠かどうかを丁寧に確認して進めます。

その3：審査が毎年あり、審査で指摘される度に仕事が増える

審査員がいうことが絶対ではない。というのは、コンサルの中でも説明していますが、

審査員の指摘が成立するのは、あなたの会社の「同意がある」ことが前提となります。

ISOコムのコンサルは、規格ギリギリのスリムなシステム構築になるため、審査で指摘がでることもあります。

なので、最低限の規格要求を説明し、審査で指摘が出るかも知れない箇所は、予め反論材料を提供しています。

また、ご要望に応じて※オブザーバーとして、審査に立ち会うこともしています。

※原則として、事前に審査機関に承諾を得る必要があります。

コンサルタントが審査に立ち会う、というのは、オブザーバーとしての立合であり、

審査員とコンサルタントが直接話せるわけではありません。

休憩時間に指摘になりそうなやりとりを聞いておいて、

指摘候補が規格要求を超えたモノである場合等、反論材料を提供することは、可能です。

まとめ

自分たちに消化できるルールを作ることで、自力で認証継続は可能です。

ISOをとることは、色々ハードルがありそうですが、自社の身の丈にあうルールを作れば

取得やその後の維持は難しいものではなくなります。

良くないのは、

コンサルが大企業のルールを中小企業に当てはめようとする場合

あなたの会社の業種を理解しないで、余計なルールや記録を作る場合です。

会社の身の丈にあったルール

業種の特徴を理解したルールや記録

を作ることで、難しかったISOは、楽に合格、維持が可能です。

ちなみに、弊社が支援した会社の内、89％は審査合格後、自力で審査合格を続けておられます。

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