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ISOコム通信

ISOのペーパーレス化とは?

2023年11月16日


こんにちは、ISOコムの芝田有輝です。

 

今日は、ISOのペーパーレス化について、お話ししてみたいと思います。

結論としましては、

利用は、基本、電子をオススメしますが、保管については、電源喪失等を踏まえて、バックアップとして電子、紙の両方で残しておくことがいいかなと思います。

 

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ISOとは?

ISOとは「国際標準化機構」の略です。
製品やサービスの国際的な標準を決めることで、品質の向上と貿易の障壁を減らすことを目的とした組織です。

 

今回のテーマのISOとは、ISO9001(品質マネジメントシステム)、ISO14001(環境マネジメントシステム)、ISO27001(情報セキュリティマネジメントシステム)、ISO45001(労働安全衛生マネジメントシステム)、ISO22000(食品安全マネジメントシステム)など、

規格の中で、文書及び記録管理を要求している箇所を踏まえて、ペーパーレス化について、考えてみたいと思います。

それでは、早速いってみましょう!

 

ISOの文書管理、記録管理の要求とは?

今回は、ISOマネジメントシステム規格の代表となるISO9001、ISO14001から要求事項を参照してみましょう。

7.5.2 作成及び更新
文書や記録を作成したり、更新する時は、以下をすること
a)それがどんな文書なのか、記録なのか、見分けがつくように、タイトル、日付、作成者、参照番号などを記すこと。
b)文書や記録の形式(例えば、言語、ソフトウェアの版、図表)や媒体(紙、電子媒体等)
c)その文書が適切で妥当かを、発行前に見直して承認すること

 

7.5.3 文書化した情報の管理
7.5.3.1規格で要求している文書や記録、次の事項を管理すること
a)文書や記録が、必要なときに、必要なところで、入手でき、利用できるようにすること
b)文書や記録が保護されている(機密保護、正確さや完全性を保護する)。

 

7.5.3.2 文書や記録の管理では次の行動をすること
a)配付、アクセス、検索、利用
b)文書や記録を読みやすくして、適切に保管と保存を行うこと
c)変更の管理(版管理等)
d)保持及び廃棄

外部組織が発行した文書は、必要時に識別、管理すること
この規格への適合の証拠として保管する文書や記録は、悪意や不慮の改変から保護すること

 

このように、ISO規格では、文書管理、記録管理において、いろいろな要求があるようです。

 

但し、文書管理や記録管理を紙媒体で行うのか、電子媒体で行うのかについては、7.5.2 作成及び更新 b)文書や記録の形式 にも記載があるように、ISOに取り組む会社によって選ぶことができます。

 

ISO9001等が登場した1990年後半~2000年代は、取り組み企業が管理する文書や記録はほとんどが紙媒体でしたが、今では、コンサルや審査の現場でも、随分と紙文書が減ってきたように思います。

 

ただ、まだまだペーパーレス化を進められる余地は沢山あるようにも感じますね。

 

具体的なペーパーレスの方法とは?

では、具体的なペーパーレスの方法について、考えてみましょう。

 

(1)電子メールの利用:手紙やファックスの代わりに、電子メールを使って情報を送信します。
(2)クラウドサービスの活用:GoogleDriveやDropboxなどのクラウドサービスを利用して、データをオンラインで保存・共有します。
(3)デジタルノートの利用: Evernote や OneNote などのアプリを使って、メモをデジタル化します。

 

(4)手帳の利用:紙の手帳ではなく、GoogleカレンダーやAppleカレンダーを利用して予定を管理します。
(5)電子書籍の利用:紙の本や資料の代わりに、KindleやApple Books等を使って、電子書籍を読む。
(6)デジタル文書の作成: Microsoft OfficeのWordやExcel、PowerPointやGoogleドキュメント等を使って、文書や記録をデジタルで作成する。

 

(7)スキャナーの使用:紙の文書や記録をデジタル化するために、スキャナーやスマートフォンのカメラ機能を活用します。
(8)オンラインフォームの利用:アンケートや申し込みなどは、紙のフォームではなく、Microsoft OfficeのWordやExcel、Googleフォームなどのオンラインフォームを利用する。
(9)電子署名の導入:契約書や書類には、印鑑の代わりに電子署名を利用する。

 

(10)電子会議システムの使い方:会議資料を紙で配る代わりに、ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetなどの電子会議システムを親子で共有し、会議の内容を紙でメモする代わりに、プロジェクターを利用したり、ビデオ録画や音声録音を活用する。
(11)モバイルアプリの利用:銀行の通帳やポイントカードなどをアプリで管理する。
(12)デジタルレシート:買い物時のレシートを紙ではなく、メールや専用アプリで受け取る。

 

(13)オンライン決済:現金や小切手の代わりに、クレジットカードや電子マネーで支払う。
(14)掲示板:オフィスの掲示板をデジタル化し、情報を電子的に共有する。
(15)インターネットバンキング:銀行の支店に行く代わりに、インターネットバンキングで、お金の管理や支払いをする。

 

(16)デジタル化された名刺管理:名刺管理アプリを活用し、電子名刺で名刺交換を行う。もらった紙の名刺をスキャンして名刺管理アプリに保存し、必要な時に検索する。
(17)学習システム:紙の教材ではなく、eラーニングなど、オンラインの学習システムを利用して学習する。

 

いかがでしょうか。

 

既に実行されていること、まだできていないこともあるかもしれませんね。
これを全部採用すれば、随分と業務効率化が進むのではないでしょうか。

 

審査の場面でのペーパーレス化とは?

審査の場面でも、ペーパーレス化を進めることも重要です。

 

例えば、ISO9001のような規格では、年に一度の第三者審査があります。
多くの会社は、日常的に電子管理をしていますが、審査先に紙の文書を準備をお願いする審査員が

時々いますね。

 

これは、今すぐにやめるべきです。

 

もし、審査員から、紙の文書を審査用に用意するよう依頼されても、断りましょう。
ISOの規格要求事項には、文書は紙でも電子でも問わない旨の要求事項がありますので、

審査員が『審査の為に必要なので、ご用意ください』などと言われても、対応する必要はありません。

 

印刷してファイリングするための、時間や内部コストがもったいないですし、

何より、貴社の状況に審査員が合わせるべきなのです。

 

紙利用のメリットとは?

一方で、全て電子がいいということを主張するつもりはありませんので、紙の文書や記録のメリットも踏まえておきましょう。

 

(1)安全性:電源の有無を問わずに利用できる。停電時にも利用できる。電源喪失や電気的事故によってデータが消滅するリスクがない。
(2)作成した文書や記録の内容を校正するときに、紙の方が間違いに気づきやすい
(3)アクセスのしやすさ:PCのように電源を入れ、起動し、閲覧できるまでの時間が早い

 

(4)目に優しい:ブルーライト等による目への負担が少ない
(5)手書きの柔軟性:PCや端末を利用せずに、ペンですぐに作成出来、修正も容易
(6)物理的な実在感:本など、物理的な実在感を味わえる。

 

特に(1)は重要な要素で、

重要なデータは、万が一の電源事故等を想定して、紙媒体でバックアップを取っておくことは、とても重要なことと思います。

 

数百年前の和紙に墨で書いたものがいまだにお寺で残っていることを考えても、

もちろん保存の仕方にもよりますが、電子媒体だけの文書や記録の保管で、

本当に大丈夫かどうかは不安を感じるところでもありますね。

 

では、まとめいきましょう。

 

(1)ペーパーレス化は、業務効率上大きなメリットがある。
(2)ペーパーレス化は、電源トラブル時に利用できない、データ消滅のリスクがある。

 

ですので、

 

業務の効率化を考えると電子化を推奨しますが、重要なデータについては、電子と紙の両方でバックアップを検討するのが良いでしょう。

以上、参考にしていただけましたら幸いです。

 

ISOコムでは、経験豊富なコンサルタントが、ISOの仕組み構築の際に、電子化の事例を踏まえて、

あなたの会社が管理しやすい方法を助言、アドバイスを行い、負担が軽くて運用しやすい仕組み構築を支援します。

 

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