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ISOコム通信

ISO9001内部監査チェックリスト(サンプル)

2020年8月24日


みなさん、こんにちは。

ISOコム通信をご覧いただきありがとうございます。

ISOコム マネジメントコンサルタントの亀岡 尊乃美です。

 

今回は、ISO9001内部監査チェックリストについて考えます。

内部監査を実施するにあたって、多くの組織では、内部監査チェックリストを作成し、その様式に従って監査を進めておられるようです。

チェックリストがあれば、内部監査をスムーズにもれなく実施することに貢献します。

 

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内部監査チェックリストの必要性

ISO9001規格に、内部監査チェックリストの要求事項はありません。

手引きとして参照が注記されているのが、JIS Q 190011の規格です。

この中にチェックリストの文言が出てきます。

6.3.4監査のための文書化した情報の作成

監査チームメンバーは、監査の割り当てに関連する情報を収集お酔いレビューし、並びに適切な媒体を用いて、その監査のための文書化した情報を作成することが望ましい。監査のための文書化した情報には、次の情報を含み得るが、これらに限らない。

a)チェックリスト

b)監査サンプリングの詳細

c)視聴覚情報

(略)

 

JIS Q 190011とは

マネジメントシステムの監査のための指針です。

ガイドラインのため、要求事項ではありませんが、内部監査を実施するためのよりどころとなるものとして、ISO9001規格からも参照されています。

 

この中に、内部監査の作業文書の1つとしてチェックリストが挙げられています。

チェックリストそのものの内容や作成への詳細はありませんが、以下の通り、監査作業文書の作成時の考慮事項が紹介されています。

A.13監査作業文書の作成

監査作業文書を作成するとき、監査チームは各文書に対して次の質問を考慮することが望ましい。

a)この作業文書を利用してどのように監査記録を作成するのか

b)この特定の作業文書がどの監査活動に結び付くか

c)この作業文書を利用するのは誰か

d)この作業文書の作成にどのような情報が必要か

(略)

ISO9001内部監査において上記a)~d)について確認しながらチェックリストを作成すると良いと思います。

 

a)この作業文書を利用してどのように監査記録を作成するのか

内部監査員は、内部監査チェックリストを利用して、監査の中で、確認した情報、サンプリング、証拠を記録していきます。

収集した監査証拠は、監査基準に基づき評価を行い、監査所見を作成します。

監査結果として、適合、不適合の判定を行うことが可能になります。

内部監査チェックリストは、最終的に監査結論を作成するための作業文書となります。

 

 

b)この特定の作業文書がどの監査活動に結び付くか

内部監査チェックリストは、監査準備の段階で作成し、監査活動の中で使用します。

事前に、内部監査実施の目的に従って、何を、どのプロセス、部門、階層で確認するのかを、準備することができます。

内部監査チェックリストには、確認するべきことが明確になっているため、監査活動の中で確認漏れや時間コントロールなどに役立てることが可能でとなります。

 

 

c)この作業文書を利用するのは誰か

内部監査チェックリストを利用するのは、もちろん、内部監査員です。

従って内部監査員の方の、内部監査作業に資するものでなければなりません。

慣れない内部監査活動、重大な事項の発見、時間不足など、様々な要因によって、準備した内部監査チェックリストの内容すべてを確認できないこともあります。

その場合にも、監査で確認すべき重要項目のチェックができるものと考えます。

 

d)この作業文書の作成にどのような情報が必要か

a)~c)を考え、内部監査チェックリストにはどのような事項を記載し、記入するべきか、検討できると考えます。

 

監査結論の作業文書であれば、監査実施の日付、内部監査員名、被監査部門とその担当者名など、後日にも確認できる情報も必要です。

監査活動で確認した監査証拠を記載する欄も必要です。

適合、不適合の判定が可能であれば、その欄があると、所見をまとめる際にわかりやすいかもしれません。

 

内部監査活動の中で記入することになります。

決まった時間内で実施しますので、ISO9001規格の順番に確認する必要はなく、監査目的に従って被監査部門で最も重要と思われるところから、確認できるような工夫もできるでしょう。

適合であれば簡易にメモできる工夫もいいと思います。

ISO9001規格のどの箇条の要求事項であるのか、組織のルールを明確にしてくことも、監査活動の一助になるかもしれませんね。

 

ISO9001内部監査チェックリスト(サンプル)

内部監査チェックリストの例を提示します。

作成日: 20**/**/**
作成者: 部署 役職 氏名
記録者: 内部監査員 氏名
内部監査の目的 品質マネジメントシステムの適合性、有効性を確認する定期監査
実施日時 20**/**/** 10:00~12:00
内部監査員 部署 氏名 被監査部門 **部
監査プロセス 顧客関連プロセス 被監査人員 役職 氏名
規格要求事項 確認事項 監査証拠 判定 コメント
9.1.2顧客満足 顧客満足の情報の入手方法をどのように決定していますか
入手した情報を見せてください
顧客満足の監視方法をどのように決定していますか
監視した結果を教えてください
顧客満足のレビューの方法をどのように決定していますか
レビューの結果を見せてください
9.1.3分析及び評価 顧客満足の情報をどのように分析していますか
分析結果を教えてください
顧客満足の情報をどのように評価していますか
評価結果を教えてください
顧客満足度をどのように評価していますか
その結果をどのように活用していますか

内部監査で確認する内容は、ISO9001の成熟度、目的、被監査部門等によって大きく変わります。

YES、NOで答えられる質問だけであれば、マンネリ化が懸念されます。

適合性はもちろん、妥当性、有効性を深堀りするチャンスです。

内部監査チェックリストを活用しながら、組織内部で監査を実施しているからこそ確認できる改善へのチャンスとしていかれることに期待します。

最後まで読んでいただきありがとうございます。

内部監査がマンネリ化すると、受ける側、監査する側の時間の無駄にもなるし、せっかく業務改善につなげるチャンスもなくしてしまいます。

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