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ISOコム通信

ISO14001:2015年版の内部監査質問例

2021年1月12日

みなさん、こんにちは。
ISOコム通信を見ていただきありがとうございます。

以前に内部監査のチェックリストについて書かせていただきました。
今回は、ISO14001:2015内部監査の事例をご紹介したいと思います。

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ISO14001:2015内部監査とは?

すでにISO14001を認証取得、運用されていらっしゃる皆様は、2015年版での内部監査も数回の経験をされていますね。
新しく要求された事項、強化された要求事項について、内部監査チェックリストにも追加し、確認されていると思います。

例えば、外部及び内部の課題、利害関係者のニーズ及び期待、リスク及び機会への取組み、ライフサイクルの視点やプロセスアプローチ、等。

環境マネジメントシステムにおいて、内部監査に限らず、大きな変化はなく、是正処置を取るような不適合は発生していない、とお聞きすることが多いです。
それは悪いことではないと思いますが、改善のチャンスとして、内部監査の場を活用していただきたいです。
どのように実施するかによって、内部監査での質問内容、その質問の仕方も変わると思います。
大きな変化もなく運用が継続していく中で、内部監査のマンネリ化を防ぐような事例をいくつか紹介します。

文書化した情報に漏れはないですか?

ISO14001の仕組みが構築されて長く運用されている場合、適合性に対する不適合は、ほぼ検出されないものと思います。

しかし、当たり前として運用しているISO14001の仕組みが、組織の現在の運用にフィットしているのかどうか、手順や記録様式も含めた文書化した情報の見直しをテーマに掲げて、内部監査を実施している事例がありました。

「現場においてわかりやすくする目的で手順書に手書きで追記している事項はないですか?」
「記録様式の抜け漏れしやすい箇所はないですか?」

実際の運用している中で、ちょっとした工夫を抽出して行くのです。
文書化した情報に注目して、改善につなげる内部監査でした。

現場作業を見せてください

安全パトロールは、作業現場や工場をお持ちの組織様では、労働安全の観点も含めて実施されています。
それらを内部監査と位置付け、問題点を発見すれば指摘し、修正、是正を指示、Before-afterの写真を記録している事例がありました。
次回の安全パトロールでは継続して運用を確認し、改善を進めていくのです。

化学物質など、順守義務に関連する活動は、多くの場合、現場にあります。
適切な運用管理が実施されているのか、緊急事態に関わる取組みに問題はないのか、組織内で決められた手順で作業をしているのか、現場で現実に現物で確認できます。
ISO14001(環境マネジメントシステム)の運用としてだけでなく、労働安全、品質にも関連し、組織の改善につながる取組みであると思います。

これは必要ですか?

さらに、安全パトロールの事例の中で、女性を含むチームで巡視する取り組み事例を見たことがあります。
もちろん、現場作業をよく知る責任者や上長による巡視も実施しています。
数回に1度、女性チームによるパトロールを実施するのです。

普段、現場を見ている方ではない「目」で見ることにより、「通常の景色」ではない、危険源が発見される場合もあるそうです。

作業に必要であるため設置されている設備が環境側面に抽出されていない状況や、作業に関係のない私物が持ち込まれている状況も、第三者の「目」で発見できるのです。
作業服などの保護具も女性用を用意していました。
保護具の調達や業務に必要な書類の作成や回し方等、女性が関わる業務への改善ヒントも発見できたそうです。

あなたのお仕事を教えてください

内部監査で、部門ごとではなく、個人ごとに確認をされている事例がありました。
実際のところ、全員の方にヒアリングすることは現実的ではないかもしれません。
複数年をかけて、お一人ずつ、ヒアリングにて内部監査を実施されている事例を見たことがあります。
お一人ずつ、その業務役割について、タートル図を作成し、インプット、アウトプット、力量や手順、監視ポイントなどを明確にします。
同じ業務に携わっていても、経験を含む力量の違いや、立場の違いによって、タートル図も違っていました。
それぞれの業務を明確にすることで、お一人ごとの業務にプロセスアプローチによって、環境マネジメントシステムの認識を深めていました。

不適合は検出しにくいかもしれませんが、個々人の業務に関する環境側面や自分の貢献による良い影響、順守義務の影響など、今後の改善につながる合意の場となっているとのことでした。

お困りごとはないですか?

ある組織様では、最後の質問は「お困りごとはないですか?」でした。
ISO14001(環境マネジメントシステム)の運用や目標達成のための活動だけでなく、業務全般を通して、困っていることをお聞きするのです。
部分最適ではなく、全体の課題として新しい改善のヒントを内部監査の場で抽出していく取組みを展開していました。

さいごに

最後まで読んでいただきありがとうございます。

いくつかの事例を紹介しましたが、それぞれの組織運用に合わせて実施されることを期待します。
内部監査は適合性、有効性について、組織の活動を確認し、改善を促すチャンスであると思います。
不適合の指摘だけでなく、予防的な処置の発見、良い点は褒めあって水平展開する、必要な資源の過不足の確認など、現場発信の改善のチャンスなのです。

内部監査が、“記録の有る無し” “空欄の漏れ指摘”など、十箱の隅をつつくような形骸化したものになると、監査する人、監査を受ける人の時間の無駄、本来業務をしていた時に得られる利益の喪失、何よりせっかくのシステム、業務改善のチャンスを逃してしまうことにもなりかねません。

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