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ISOコム通信

ISO内部監査員を社内教育する際のポイント

2019年12月9日

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みなさん、こんにちは。

ISOコム㈱ マネジメントコンサルタントの亀岡 尊乃美です。

 

ISOを運用する上で、内部監査はとても大切です。

以前のISOコム通信で「ISO内部監査の進め方」として掲載されています。

また、弊社では、「ISO内部監査員の養成講座」を提供しています。

ご興味のある方は、ぜひ、ご覧くださいませ。

 

では、ここから本題。

今回は、“内部監査員を社内で教育する際のポイント”を考えたいと思います。

 

社内で教育を実施する目的

内部監査員を社内で教育する目的は何でしょうか。

・内部監査員の増員を求められている

・内部監査員のレベルアップを図りたい

などではないでしょうか。

 

社内で実施する目的は、

・外部研修では費用や時間がかかるので社内で実施したい

・規格中心ではなく社内の手順や業務を中心にした研修を行いたい

など。

 

その他にも、

・社内の人員で行うことから

・気心が知れている

・発言がしやすい

などの理由もあると思います。

 

また、教育する人の力量も必要ですよね。

社内講師を育成して内部監査員教育をしている会社もあります。

実際の内部監査に参加してOJT中心に教育をする会社もありました。

 

外部講師を招くのも1つです。

ISOコムでは、ISO内部監査員の養成講座も提供していますので、よろしければご検討ください。

 

社内講習での受講者の声から

ある会社へ、社外講師として訪問し、内部監査員講習を実施した際、アンケートをお願いしました。

 

初めての内部監査員養成講習:

・規格はまるで法律のようで理解しにくい。

・どこに何が書かれているのか、構成がわかりにくい。

・内部監査の手順がわかった。

・自部署についても考える機会になった。

・文書や記録を残す意味がわかった。

 

力量維持のための内部監査員講習:

・模擬監査はわかりやすい。

・事前に演習などをした方がよい。

・実際に演習を行って自分のクセがわかった。

・是正処置(再発防止策)の書き方が難しい。

 

受講者の方々の声からも、内部監査員講習での必要なポイントが見えてきます。

・規格及び自社の仕組みの理解

・内部監査手順の理解

・模擬監査などのロールプレイング

 

規格及び自社の仕組みの理解

社内で監査員を教育するのですから、社内の仕組みでやりたいですよね。

規格を理解することも大事です。

それ以上に、自分たちの会社の仕組みの理解が大切。

どんな風にすることになっているのか、何のためなか、自分だけでなく、会社全体の業務を理解する機会としましょう。

 

内部監査の手順

一般的に、内部監査の手順は、ISO9001などの規格のほか、ISO190011マネジメントシステム監査のためのガイドライン(日本規格協会発行)に則って構築されていることが多いです。

自社の手順、記録様式などを確認します。

 

・目的

会社のリスクや、プロセス(業務や工程、作業)の重要性、品質や環境などにどの程度影響するか、前回までの監査の結果を考慮に入れて監査の計画が立てられます。

すべての箇条を同じように監査するのではなく、重要度に応じた監査をしましょう。

実際に計画をつくることでだんだん分かってきます。

 

・チェックリスト

私たちが審査に行きますと、全部門で同じチェックリストを使って、全部門で同じ品質マニュアルなどの文書を確認していることがあります。

これはちょっと残念ですねー。

社内講習では、監査に使うチェックリストやメモを作成する講習も有効です。

すでに会社で使っているものを活用して、検討してみましょう。

具体的にどの部門を監査するのかを想定して、今の会社の状況から重要度を踏まえて、何を中心に監査するのかがはっきりすると、インタビューでの順番や優先度も変わってくると思います。

 

・指摘

以前、ある会社の内部監査に立ち会ったとき、監査を進める中で、監査員がつぶやきました。

「今の状態は良くないと思うが、規格のどの部分に該当するのかわからないから、指摘できない。」

会社のルールに逸脱している場合には指摘していきましょう。

内部監査です。

危険を感じる安全面でも、無駄使いなどの環境面でも、服装の乱れであっても、なんでも良いと思います。

指摘することで、安全で、エコで、しつけの行き届いた会社になれば、それは作業環境の改善、コストダウン、生産効率の向上など、必ず改善につながります。

実際にどのような場合に指摘をするのか、外部審査、内部監査の過去事例なども参考にすると実感できます。

反面、過去事例を認してみると全く何を指摘したのか、読んでもわからないものもあると思います。

会社で決めたルールと、監査で確認した証拠が何かを、1年後に読んでも分かる程度に書きましょう。

 

・是正処置(再発防止策)

是正を行うのは監査を受けた部門です。

監査を受けた部門の担当者が分かる内容で指摘を書くことが必要です。

監査を受けた部門は、適合状態に戻して(修正処置)、不適合の原因を追究して、それに応じた再発防止をします。

指摘した内容が、意図した通りに伝わっていますか?

監査員は、原因の追究と処置が、不適合の再発防止につながっているのか、フォローします。

是正処置報告書などの記録の書き方(繰り返しになりますが、会社で決めたルールと、監査で確認した証拠が何かを、1年後に読んでも分かる程度)にも挑戦しましょう。

 

模擬監査などのロールプレイング

内部監査員に必要なスキルは、コミュニケーションをとることと考えます。

審査員も同じです。

私は、いつも笑顔で明るく接するように心掛けています。

話す、聞く、質問する、見る、書く、読む、感じることもコミュニケーションの方法です。

実際の内部監査を思い浮かべて、模擬監査のトレーニングをすることで、内部監査の目的を踏まえて、コミュニケーションをとることの訓練になります。

先ほど書いた、アンケートでも、実際に模擬監査をしたことは好評でした。

ぜひ、時間の許す限り、実施してみてください。

 

OJT教育

みんなで集まって室内で行うことだけが社内教育ではありません。

ある会社では、内部監査員教育受講の後、オブザーバやメンバーとしてもOJTを経験した後に、独り立ちさせていました。

外部審査や内部監査の場に、記録係として参加させることを内部監査員教育受講の条件にしている会社もありました。

ISO9001を運用していても、規格独特の言葉遣いや箇条はとっつきにくいものですよね。

外部審査の場で、記録係の方から「もう1度説明してください」とのご要望をいただくこともあります。

審査員なら、規格の説明や質問の意味など説明する義務があります。

教育のチャンスとして、外部審査を活用するといいですよ。

また、実際にモノづくりをしているのは現場です。

現場で、現実に、現物を確認するのが一番です。

ぜひ、教育プログラムの1つとして、OJTをご検討いただきたいです。

 

内部監査員は組織の縁の下の力持ち

ISO内部監査員を社内教育する際のポイントを、ISO審査員及び講師を行った事例からお話ししてきました。

内部監査は、会社の改善につながるチャンスです。

その活動を行う内部監査員は、会社の縁の下の力持ちなのです。

その力を維持するためにも、社内、社外に限らず、教育を続けられることを望んでいます。

 

最後までご覧いただき、ありがとうございます。

 

弊社で行っているISO内部監査員の養成講座はこちらまで

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