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ISOコム通信

ISO22000内部監査の質問例

2021年8月3日

皆さん、こんにちは。ISOコム マネジメントコンサルタントの青森 誠治です。
ISOコム通信をご覧いただきましてありがとうございます。
今回はISO22000で有効的な内部監査を行うための質問例をお話しします。

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内部監査とは

ISO22000では内部監査は9章での要求事項です。
この9章というのは章全体のタイトルが“パフォーマンス評価”となっていて、安全な製品やサービスを提供するための仕組みが適切で効果的なものかどうかを、自社で確認することが求められています。
ISO22000の認証を取得、維持するには、自社の仕組みがより良くなるように改善をし続ける努力をしなければいけません。
そのためにはまずは何ができていて何ができていないのかを知る必要があります。

内部監査で確認することは何か?

では、内部監査では何を確認しなければいけないのでしょうか?
内部監査で確認することは大きく分けて2つあります。
一つ目はISO22000の規格で要求されていることが満たせているかどうかです。

これは第三者の審査でも確認されることですが、その前に自分達で規格のルール通りにできていない部分を見つけられた方が早く直すことができますよね。

もう一つは効果的な仕組みが作れているのかどうかの確認です。

これも非常に大切で、規格の要求事項は満たしているけれど、安全な製品やサービスを提供しにくい仕組みになってしまっていては意味がありません。
場合によっては食中毒などの事故やクレームの原因になってしまう可能性もありますので、自分達で早く問題点を見つけて改善しなければいけませんよね。

自分たちで決めた会社のルールを守っていないのに、それがほったらかしになっているのも困ります。
直接は安全性に関わらない部分であったとしても、ルールを守らなくても良いんだという意識が職場で働く皆さんの広がってしまうと、他の色々な決まり事も守ってくれなくなりますよね。

・決めたルールはきちんと守られているか?
・守られていない場合は何故守られていないのか?
・無理なルールを作っていないか?
・必要な備品などはそろっているのか?
といったことも確認しておくと改善が進みます。

やってはいけない質問方法とは?

内部の監査は英語で「Audit」と言います。Auditの語源はオーディオと同じと言われ、元々の意味は「聴く」というなんです。

ですので、内部監査で心掛けないといけないのは監査員が喋ってばかりになってはいけない、ということです。

監査は、監査員が監査を受ける人に質問をする形で進めますが、
極力「はい」、「いいえ」だけで答えられる質問ではなく、
監査を受ける人が自由に考えて答える必要がある形で質問しましょう。

「〇〇というルールはありますか?」という聞き方ではなく、
「△△という目的のために、どのようなルールを作っていますか?」という聞き方の方が良いのです。

では、“作業中の手洗いによってアレルゲンの交差接触を予防するというルールが守られているか”を
現場で製造担当者に確認するための質問はどのようにしたら良いでしょうか?

監査員「アレルゲンの交差接触を予防するために、製品が切り替わる時の手洗いはしていますか?」
担当者「はい、しています。」

この質問は良くない例ですよね。

監査員「作業中にどのようなタイミングで手洗いをしていますか?」
担当者「製品の切り替わり時は必ず洗っています。」
監査員「それは何故洗わないといけないのですか?」
担当者「製品によって含まれるアレルゲンが異なるので、意図しない混入を避けるために洗っています。」

このようなやり取りであれば、ルールを守っているかだけでなく、理由が理解されているかまで分かりますよね。
監査員は話の方向性を示すだけで、どんどん相手に話をしてもらえるようにするのが良いでしょう。

監査員も慣れないうちは質問の仕方が難しいかも知れません。
そのような場合は内部監査のチェックリストを作る際にあらかじめ質問形式で書いておくと良いでしょう。

それだけだと回を重ねると監査がマンネリ化してしまいますので、慣れてきたら何を確認したいかだけを決めておき、相手の答えも聞きながら「どのように聞けば知りたい情報が得られるか」を意識して質問がその場で考えられるようになると良いですね。

内部監査の仕組み自体も継続的な改善が必要ですので、監査の進め方や得られた結果はどうだったのかも振り返る機会を作っておくと良いでしょう。

内部監査ではどんどん問題点を見つけよう!

内部監査で大切なことは“仕組みの問題点を積極的に見つけること”です。

特に仕組みを作って間もない時は仕組みを上手く運用できていない場合や無理なルールを決めてしまっていることも多いです。

内部監査を受ける前に慌てて現場から記録を集めてきて、記録できていなかった所を後から書いたり、印鑑を押したりするという話を聞くこともありますが、取り繕った状態で内部監査での指摘を逃れても意味はありません。

求められた文書や記録がすぐに提示できるように、整理ができているかぐらいは確認しておくべきですが、極力ありのままの状態で監査を受けなければ、監査のたびに担当者が前日遅くまで残業しなければいけない、なんて事になりかねません。

自分の仕事を誰かにチェックされるというのは苦手に感じるかも知れませんが、より良い仕組みにしたり、仕事をしやすくしたりするために大切なことですので、前向きな気持ちで内部監査に臨みたいですね。

今回は有効的な内部監査を行うための質問例をお話ししました。
世の中の状況はとても速いスピードで変化していますので、食品安全の仕組みもその変化に取り残されないように改良し続けなければいけません。

認証に合格するために仕方なく形だけの内部監査をしてしまうと、せっかくの取り組みが無駄になってしまいますし、場合によっては大きな食品事故につながる可能性もあります。
そのためには今日お伝えしたようなことを意識しながら内部監査のチェックリストづくりをしておく必要がありますし、仕組みの問題点を見つけて、改善に結びつけられる監査員が必要です。

ISOコムでは経験豊富なコンサルタントが、皆さんの会社に最適な仕組と有効的な内部監査ができる体制作りをお手伝いします。
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