ISO22000の内部・外部コミュニケーションとは
投稿日：2021年1月6日 最終更新日：2024年6月5日
皆さん、こんにちは。
ISOコム マネジメントシステムコンサルタントの青森誠治です。
今回はISO22000における内部・外部コミュニケーションについてお話しします。
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コミュニケーションとは？
“コミュニケーション”とは何でしょうか？
一般的なイメージとしては誰かと対面で会話する、というようなイメージでしょうか？
ISO22000における“コミュニケーション”とは、日本語でイメージしがちな一方通行の会話ではなく、
「お互いに情報を交換する」、「双方向の情報伝達」です。
では、食品安全に関する情報とはどのようなものがあるでしょうか？
例えば、食品のパッケージを見ると、
製品の名前以外にも、いつまで食べられるかの期限表示、栄養成分、原材料、アレルゲン、製造者、
食べるときの方法など、色々な情報が書かれています。
これらの表示には、その食品を安全に食べるために必要な情報が含まれています。
食物アレルギーを持つ方にとっては、パッケージに書かれているアレルゲンの情報は、
その食品を食べられるかどうかを判断するための重要な情報ですよね？
他には、購入した商品に、カビの発生などの異常があった場合や、硬い異物が入っていた場合などは、
パッケージに書かれている連絡先を見て製造者に連絡することができます。
カビや、堅い異物のようなクレームがあると、市場に出回った食品を回収する、
製造工程や管理方法を見直して、クレームの再発予防をする、という対応が、安全な食品を提供するために大切になるので、
これも消費者から製造者に対する情報伝達と考えることができます。
ISO22000の7.4.1項では、コミュニケーションを確実に行うためには、
以下のようなコミュニケーション方法をあらかじめ決めておくことを要求しています。
1.コミュニケーションの内容
2.コミュニケーションの実施時期
3.コミュニケーションの対象者
4.コミュニケーションの方法
5.コミュニケーションを行う人
例えば、ハンバーグを製造している会社で、加熱に使用する機械が故障して新型のものと交換したとします。
この場合では、
a)火力設定など新しい機械の操作方法を、
b)交換後、次の製造が始まるまでに、
c)加熱の作業を行う従業員に対して、
d)口頭での伝達と作業手順書の読み合わせをして、
e)加熱工程の管理責任者が伝える
というコミュニケーションをしなければ、
正しく加熱工程の作業が行われず加熱不足のハンバーグが製造されるかも知れません。
ISO22000の外部コミュニケーションの例とは？
ISO22000では、内部コミュニケーションと、
外部コミュニケーションの2種類のコミュニケーションがあると決められています。
外部というのは、
会社外の関係者という意味で、例えば原材料や使用する機械類の購入先や清掃などをお願いしている、
外部の業者、販売先や製品の消費者、保健所などの行政機関などに対してのコミュニケーションです。
先ほどお話しした製品パッケージに記載する表示項目や、お客様からのクレームなどは、外部コミュニケーションの一例です。
生肉のパックで考えた場合、
生肉には食中毒菌がいる可能性が、ゼロではので、悪いバイ菌がいない製品を作るということは非常に難しいです。
安全に食べていただくためには、調理をする段階で十分な加熱が必要になるので、
｢十分に加熱してお召し上がりください｣という情報を、
製品のパッケージなどで販売先や消費者に伝えることが大切ですよね？
また、外部とのコミュニケーションは、誰が実施するのか、
という担当者を決めて実施し、実施した証拠を残す必要があります。
メールや書類でのやり取りを残しておき、先ほどの1～5の内容を振り返ることができれば、
食品安全のための仕組みが上手く活用できているかが分かり、仕組みの見直しや改善につながります。
ISO22000の内部コミュニケーションの例
続いては内部コミュニケーションです。
内部というのは、会社内でのコミュニケーションで、先ほどの加熱機械の交換の例などが挙げられます。
その他には、次のような場合は会社内で情報共有することが必要になります。
・原材料の配合やパッケージの表示が変わった、新製品を製造することになった
・使用する原材料や購入しているサービスを変更した、購入先が変わった
・製品の作り方や使用する機械が変わった、設定を変えた
・工場を増改築した、機械の配置を変えた
・機械の洗い方を変えた、使う洗剤が変わった
・製品の包装方法や保管温度が変わった
・作業の担当者や責任者が変わった
・法律や業界の決まり事が変わった
・食中毒や異物混入の予防方法で新しい情報があった
・販売先や消費者からの要望が変わった、クレームが発生した、
などです。
どれも何かが変更になった場合や、新しい情報があった場合ですね。
会社というのは、色々な仕組みが関係し合ってできているものですから、
仕組みのどこかが変わるとその他の部分に影響することも多く、時には会社全体に大きな影響を与えることもあります。
ですので、定期的な会議や現場での報告・連絡・相談の中でどのような情報を伝えないといけないのか、
ということを会社の皆さんが知っておくことが大切です。
情報を伝えていなかったばかりに、知らない間に安全でない食品が作られてしまう仕組みになってはいけませんよね？
外部のコミュニケーションだけでなく、内部のコミュニケーションも、
仕組みの見直しや改善をするためには必要なことだということがお分かりいただけたと思います。
今日は、ISO22000の内部・外部コミュニケーションについてお話ししました。
食品安全の仕組みを適切に活用するには外部と内部とのコミュニケーションを適切に行うことが必要です。
そうしなければ形だけの仕組みになってしまい、安全でない食品を製造してしまうかも知れません。
次回は｢ISO22000のマネジメントレビューとは｣というタイトルでお話しします。
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