JFS規格の定期監査ではどんなことを注意すればいいか

2021年7月20日

皆さん、こんにちは。ISOコム　マネジメントコンサルタントの青森　誠治です。
今回はJFS規格の定期監査での注意事項をお話ししますね！

当社のISOコンサル実績はこちら

JFS規格の定期監査とは

JFS規格の認証(A/B規格では適合証明という言葉を使います)は有効期間があります。
有効期間は3年間あり、その期間が終了するまでに認証を更新するための監査が行われます。

更新の監査は3年間、食品安全の仕組みを正しく運用していたかどうかが確認され、正しく運用していたことが認められると、さらに3年間、有効期間が延長されます。

また、それとは別に毎年定期監査と呼ばれるものを受ける必要があります。
このようなルールは｢プログラム文書｣と呼ばれる、JFS規格の認定機関である、一般社団法人食品安全マネジメント協会が作成した、監査の仕組みや決まり事が書かれたもので決められているからなのですが、何故このような仕組みがあるのでしょうか？

定期監査は、プログラム文書では｢適合組織が継続して JFS 規格の要求事項に適合し、維持されているかを検証する。｣と書かれています。
つまり、認証を取ることはゴールではなくスタートであって、安全な食品を提供する仕組みを正しく運用し続けているかどうかが大切だからなのです。

良いルールを作っても誰も守っていなければ意味がありませんよね？

定期監査ではどんなことをするの？

定期監査で大切なことは３つあります。
一つ目は決めたルールが正しかったかどうかを確認することです。

まずは自分達で決めたルールが守られているのかを確認しなければいけません。
安全な原材料が仕入れられているのか、製造中に確認しないといけないポイントはチェックされているか、掃除は行き届いているか、など確認しないといけないことはたくさんありますね。
確認するためには必要な記録が残されていることが大切です。

もし守れていなかった場合はそれが何故なのか？を調べないといけません。
ルールを知らない人がいたら教えなければいけませんし、守ることが難しいルールを決めてしまっていた場合はルールの見直しが必要かどうかを話し合わないといけません。

お客様からのクレームが発生していないかも確認しておきたいですね。
クレームの原因を調べ、ルールを守っていたのに起こったクレームであれば、作った仕組みに問題がある可能性があります。
クレーム対応、と聞くと苦手なイメージを持つ方が多いと思いますが、実は仕組みを改善するためにはとても大切なことなんです。

1年間で起きた変化を知るとこうなる！

2つ目に大切なのは、初回の適合証明を取った時から変わったことはなかったのか？を把握することです。

1年の間に人事異動などで会社のメンバーが入れ替わった、製造機械を新しくした、より良い原材料が見つかったので変更した、などのように何か変わったこと、変えたことはなかったでしょうか？

人が変わった時は引継が上手くできているのか、仕事のやり方が変わっていないのかといったことに気を付けなければいけません。
場合によっては会社の社長が変わりました、というようなこともあるかも知れません。
その場合は食品安全方針(会社が食品安全に取り組む姿勢を示したもの)が変わり、再度働く皆さんにお伝えしないといけなくなります。

製造機械や原材料が変わった場合はどうでしょうか？
機械が変わると操作方法や清掃や洗浄、殺菌の方法が変わる場合もあります。
原材料も同じような見た目でも中に含まれるアレルゲン(食物アレルギーの原因になる物質)が違うこともあります。

これらの変化は安全な製品を作るのに大きな影響を与えますので、その機械や原材料を使うことによってどのような影響があるのかを調べる必要があります。
それに加えて本当に安全な製品ができあがっているか検査して、今までの仕組みをそのまま続けて良いのかを調べておきましょう。そうすれば胸を張って安全な製品が作れていると言えますね。

変化がないことが良い事なのか？

では、何も変化がなければ、仕組みは何も変えなくて良いのでしょうか？
衛生管理で大切なのは｢継続的な改善｣だと言われています。

今の方法で安全な製品が作られている場合でも、もっと安全性を高める方法はないのか？より良い製品に改良できることはないのか？ということを考え、どんどん仕組みを良くすることが大切なんですね。

でなければ、他の会社との競争に負けて製品が売れなくなってしまうかも知れませんし、万が一にでも食中毒などが起こらないように安全性を高めておかなければいけませんね。

そのためには製造現場で働く皆さんが安全な製品を作るという意識を持ち、ちょっとしたことでも良いので、いつもと違うことや、おや？と疑問思うこと、仕事がやりにくいなと感じるようなことがあったら責任者に伝えてもらうようにすると良いですね。

安全な製品を作るのは社長や責任者の方だけでなく、働く皆さん全員だということを知っておいていただくことが仕組みを改善し続ける第一歩です。

今回は定期監査で注意することをお話ししました。
食品安全の認証は合格するところがゴールではなくスタートですので、合格してからの運用を効果的に行わなければいけません。

そのためには仕組み作りの時から自社で運用、改善ができる、自分達にあった仕組み作りをすることがポイントです。

使いにくい仕組み、定着しない仕組み、監査前に準備が多いことなどありませんか？
放置してしまうと、監査での指摘にとどまらず、起こしてはいけない食品事故につながってしまうかも知れません。

1度監査で合格したが、自社にあった仕組みが気になる方は、今すぐこちらまでご相談を！
ISOコムでは経験豊富なコンサルタントが皆さんの会社に最適な仕組み作りをお手伝いします。

ISOコム株式会社お問合せ窓口 0120-549-330