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ISOコム通信

ISO22000の更新審査で行うべきこととは

2021年9月7日

皆さん、こんにちは。ISOコム マネジメントコンサルタントの青森 誠治です。

ISO22000の認証には有効期限がありますが、これはなぜでしょうか?
ISO22000は、安全な食品やサービスを提供するための仕組み作りの規格です。
認証を取る最初の審査の時だけ規格の要求事項に適した仕組みを作っていても、日々のお仕事の中で活用できていなければ意味がないですよね?

だから、作った仕組みを運用する中で、規格で求められていることからずれていないか、上手く運用できているか、効果が表れているかを確認しないといけないんです。

今回はどのようにして3年後の更新審査を迎えたら良いのかをお話しします。

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サーベイランス審査とは何か?

ISO22000認証は、3年間が有効期限です。
3年間は有効なのですが、”1年ごと”にも行われるのがサーベイランス審査です。
審査機関によっては維持や定期審査という呼ばれ方をすることもあります。

サーベイランス審査で確認するのは、規格の要求事項が満たせているかどうか、仕組みが上手く活用できているかどうかということです。

例えば、
・前回の審査(登録、維持、更新)の時に発見した問題点は改善されているか?
・食品安全に関するクレームは発生していなかったか?
・クレームが発生していた場合はどのような対応を取ったのか?
・内部監査ではどのような問題点が発見され、どう改善したのか?
といったような内容が確認されます。

全く見直す必要がない完璧な仕組みを作るのは非常に難しいです。
ですので、自分たちで問題点を見つける内部監査だけでなく、第三者の目でチェックしてもらって問題点を探し、改善をすることが求められるんです。

更新審査とは何か?

毎年のサーベイランス審査に加えて、”3年に一度”行われるのが更新審査です。
更新審査とサーベイランス審査は何が違うの?というお声が聞こえてきそうですね。

どちらも作った仕組みが適切なのかどうかを確かめる、という意味では同じなんですが、サーベイランス審査は、仕組みの中でも重要な部分にスポットを当てて確認するため、審査にかかる時間は更新監査のおよそ6~7割程度になることが多いです。

一方、更新審査では、その時の会社の状況に合った仕組みになっているか、全体を改めて確認しますし、サーベイランス審査で確認したことでも、3年分の活動をまとめて確認することによって、新しい問題点を見つけられるという狙いがありますので審査時間も長くなります。

例えば、ISO22000では、会社内や会社を取り巻く環境、会社に関係する利害関係者(お客様や、お取引先、関連会社、行政機関、地域の方々、従業員など)からの要求事項を把握することが求められます。

これらは3年もたつと変化することが十分に考えられますよね。
仕組みを適用させる範囲もこれらのことを考慮して決めなければならないので、そこを変える必要はないか?ということを検討しておかなければいけません。

このように、更新審査では、規格で求められていることを満たしているかどうかだけでなく、会社の内部、外部の状況をきちんと把握して、それに適した仕組みになっているかどうか、効果が得られているか、ということが確認されます。

更新審査のための準備は?

審査が近づくと、準備のために大慌てで書類を用意したり、記録書類をチェックして沢山ハンコを押したりして夜中までかかってしまった、という話を聞くことがあります。
でも、知っておいていただきたいのは、”指摘や不適合=ダメなこと”ではない、ということです。

安全な食品やサービスを提供し続けるには継続した改善活動をすることが必要ですので、そのためにはチェック機能を有効に働かせる必要があります。
指摘されないようにその場を取り繕ったりごまかしたりするのは意味がないどころか逆効果になってしまいます。

同じ時間を使うのであれば、審査前に上手くいっていないことを隠すのに使うのではなく、審査後に仕組みを改善するために使いたいですね。

とは言え、何の準備もせずに審査を受けるのは不安ですよね?

準備をするとしたら審査をスムーズに進行させるための準備をするのが良いでしょう。
審査では適切に運用した証拠を文書や記録、現場を見ることによって確認しますので、
必要な文書や記録がさっと出せるように整理しておくと、審査の時間が有効的に使えますね。

その他、有効的に働いていることを示すために過去の審査や監査で発見した問題点の改善状況や、3年間に発生したクレームの件数や内容を事前に振り返っておく、お客様からの声の集計や満足度調査を実施しているのであればどのようなお声があったのかも答えられるようにしておきましょう。

きっと3年間の取り組みの成果を感じられることがたくさんあると思います。

また、現場で働いている皆さんには審査があることや場合によっては聞き取りで確認されることがあるかも知れないということは伝えておきましょう。

過度に緊張すると良くないので、いつも通りに仕事をしていただくことが大切ですし、自分たちの会社を良くするために来ていただいているお客様ですので、
現場や事務所で会った時には挨拶していただくように徹底されているとコミュニケーションの強化にもつながります。

審査の準備や対応は何だか大変に思われるかも知れませんが、日頃の運用やチェックを上手く活用できていると、審査の準備にかかる時間はとても短くなりますし、審査自体もスムーズに進みます。

今日は3年ごとに行われる更新審査についてお話ししました。

更新審査もサンプリング(抜き取り)で行われますので、全ての問題点が完全に見つかるとは限りません。
審査で合格しても、食中毒やアレルゲン表示の間違いなどで商品回収することになってしまうとお客様やお取引先様にご迷惑をおかけしてしまうことになります。

自己チェック機能のない組織は問題が発生しやすく、問題が発生していることにも気づきにくくなりますので、審査のためではなく、日々安全な食品やサービスを提供できるような仕組み作りをしておきましょう。

ISOコムでは経験豊富なコンサルタントが皆さんの会社に最適な仕組み作りと、無理のない更新審査合格をお手伝いします。
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