FSSC22000内部監査の質問例

2022年2月15日

皆さん、こんにちは。

ISOコム通信をご覧いただきましてありがとうございます。
今回は、FSSC22000の認証取得や効果的な運用のために大切な内部監査で、どのような質問をしたら良いのか？という質問例をお話ししてみたいと思います。

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FSSC22000の内部監査とは何か？

FSSC22000は要求事項の中にISO22000を含んでいますので、ISO22000と同じように内部監査を実施しなければいけません。
内部監査については9章の「パフォーマンス評価」の所に要求事項が書かれています。

要求事項の目的は9.2.1項に書かれていて、会社の状況が次の通りであるかどうかを確認するための情報を集めましょうとなっています。

・ 安全な食品を製造するために会社で決まっているルールが守られているか
・ 規格の要求事項で決められたことが実施されているか
・ 仕組みが有効的かどうか？

規格では、10章で仕組みがより良いものになるように改善し続けることが求められています。
どのような仕組みを作って運用するかを計画(Plan)し、運用(Do)し、上手くいっているかどうか確認(Check)し、上手くいっていない所は改善(Act)する、というPDCAサイクルを回すことが大切なんですね。

こう説明すると何だか難しいように感じるかも知れませんが、これはFSSC22000に限らず日常生活でも無意識にやっていることが多いのではないでしょうか？

例えば、旅行に行った際に｢行った飲食店が思ったよりも美味しくなかった｣、｢思ったよりも時間がなくて観光名所がゆっくり見られなかった｣、というような残念な思いをしたことはありませんか？

そのような場合、帰ってきてから旅行を振り返って、次に同じ場所に行く時はもっと楽しい旅行になるように｢次は違うお店に行こう｣とか｢スケジュールにゆとりを持たせよう｣といった振り返りや反省をしますよね？

この反省がなかったら次も同じような失敗をしてしまうかも知れません。

内部監査もこれと同じなんです。作った仕組みを確認せず、上手くいっていないところがほったらかしになると、仕組みが無意味なものになってしまい、食中毒などの大きな事故が発生してしまうかも知れません。

ですので、要求事項の9.2.2項では、公平的な立場人で、規格の要求事項や会社の仕組みがよく分かっている人が監査をしましょう、監査した結果を報告書などにまとめて報告しましょう、問題点が見つかったら改善活動をしましょう、といったような内聞監査の方法を決めてください、と決められています。

FSSC22000の内部監査での質問例は？

では、内部監査をする内部監査員は、どのように質問すれば良いのでしょうか？

監査は英語で｢Audit｣と言いますが、この語源は｢聴く｣という言葉だと言われています。
ですので、監査をする時には、こちらがしゃべるのではなく、監査を受ける人がたくさん喋れるように質問しないといけないのです。

そのために、質問の方法は相手が｢はい｣、「いいえ」だけで答えられる聞き方は避けておきましょう。

例えば、製品を加熱する工程で、加熱不足がないかを確認するために、加熱後の製品に温度計を刺して中心温度を計る、という決まりがあったとします。
その場合、質問の方法は｢加熱後の温度は温度計を刺して測っていますか？｣と聞くと相手は｢はい、そうです｣とだけ答えるだけなので、手順を理解していなくても答えられます。

でも、「加熱工程では、どのようなことを確認していますか？」と聞くと手順を説明しなければいけませんし、それに加えて｢何故温度を測らないといけないのですか？｣や｢温度が低かったらどのように対応しますか？｣と関連して質問をすると、作業の意味や大切さ、異変があった場合の対応が理解できているかも分かりますね。

このような質問の例としては他にも

・「この作業をする前に準備しなければならない書類は何ですか？」
・「この機械の清掃をする際に注意しないといけないポイントはどこですか？」
・「この検査は何を調べるために行っていますか？」
・「食品安全の方針にはどのような事が書かれていますか？」
・「あなたの部署の今年の目標はどんなもので、そのために何を心掛けていますか？」

というような聞き方があります。

必ずこう聞かないといけない、という決まりはありませんので、何を確認したいのかを明確にし、話の方向性は示しても答えは言わないということを意識して、質問を考えてみてください。

何故、FSSC22000で内部監査をしないといけないのか？

内部監査は何のためにするのでしょうか？
規格の要求事項に書かれているので、というのも理由の一つかも知れませんが、決してそれが本当の目的ではありません。

仕組みを良くすることは会社を良くすることにつながりますので、内部監査する側も、受ける側も積極的に情報を共有して、まだ見つかっていない問題点を見つけ、改善につなげるような内部監査ができるようにしたいですね。

認証を取るための最初の内部監査は、要求事項や社内のルールが守られているかを見るのがメインになりますが、それ以降の監査では「仕組みの有効性」を確認することが大切になります。

その場合の質問の例は
・「お客様からのクレームで製品の安全性に関わるものはどれぐらいありますか？」
・「自社で行っている微生物検査の結果は社内基準と比較してどうですか？」
・「従業員さんの力量は昨年と比較してどのようになっていますか？」
というようなものが考えられますね。

4.1項で書かれている会社を取り巻く社会環境や業界の情勢、5.3項の社内の体制や人員配置など、常に変化し続けるものですから、その時その時で適した仕組みになっているかどうかを確認し、本来の目的である安全な食品を提供できていて、お客様からの要望に応えられている会社であるかどうかを確認しておきましょう。

とはいえ、どのように質問を考えたら良いのか分からない、という不安もあるかと思います。

FSSC22000は、食品事故を予防する仕組みです。
内部監査でそのために必要な質問をしていかないと、食品事故が発生するきっかけを見落とし、改善する機会を逃してしまった結果、食品事故の発生、お客様に多大な負担をかける、ひいては会社の存続を左右しかねないことが起こるかも知れません。

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