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ISOコム通信

FSSC22000を維持するための更新審査でやること

2022年4月19日

皆さん、こんにちは。
マネジメントシステムコンサルタントの青森誠治です。

本日は、FSSC22000を維持するための更新審査でやることについてお話しします。

FSSC22000の認証を取得しても、自動車の運転免許と同じように、その認証には有効期限があります。
有効期限が切れるまでに審査を受けて更新をしなければ、認証は停止されてしまうんです。

これは何故なのでしょうか?
FSSC22000は常に安全な食品を提供できる仕組み作りのための規格ですから、審査を受けた時にだけ仕組みが整っていても、その後の運用ができていなければ意味がないからなんですね。

会社は常に変わっていくものですから、人や製造設備が入れ替わったり、新しい製品を発売したり、会社を取り巻く状況も含めて常に変化をしています。

また、仕組みを運用していく中で、審査の時からルールが変わることもありので、それらに対応をしておかなければいけないんですね。

今回は、3年後の更新審査を迎えるための準備についてお話しします。

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FSSC22000のサーベイランス審査とは?

FSSC22000の認証は、3年間の有効期限の中で、1年ごとにサーベイランス(継続)審査を受けなければいけません。

しかも、その内1回は「いつ審査に伺います」という日程の告知がない、『非通知の審査』です。

工場がお休みの場合もありますから、審査を受けられない日は除外することができますが、それ以外はある期間内のどこかで、審査員が「本日、審査に伺いました」と訪ねてくるんです。

こう聞いて「それは困るな」「準備が大変だな」と感じませんでしたか?

そう感じた方は、審査が近づくと準備に追われてしまっていないでしょうか?

審査のために製造現場を片付けて掃除しなければならない、記録類がそろっているか確認しなければならない、となっているのであれば、それは日常の運用が上手くいっていないということです。

いつでも安全な製品を製造するための仕組みなのですから、本来は審査員がいつ来ても、現場はいつも通り整理・整頓や清掃が行われていて、必要な記録が残されているはずです。

サーベイランス審査では、規格の要求事項が初回の審査以降も引き続き満たされているか、仕組みが上手く運用できているかを確認してもらえる貴重な機会です。

慌てて対策をしなければいけない、という場合は、そうしなくて良いようにあらかじめ仕組みを見直しておきたいですね。

更新審査とは何か?

更新の審査では、どのようなことを確認するのでしょうか?

3年の有効期限内に行われる更新審査は、会社の仕組みが適切で上手く運用されているか、効果が表れているのかを確認するのはサーベイランス審査と同じです。

しかし、更新審査はそれに加えて仕組みを活用した結果を3年分まとめて確認することにより、全体を改めて確認するという目的があります。

1年ごとの確認では見つかりにくい課題が、3年分まとめて確認したら見つかる、という場合もあります。

例えば、クレームの発生率が前年から5%ずつ増えていたとします。
1年では5%だったとしても、3年間そのペースで増えてしまうと、最初と比べて15%増ですから、何か問題が発生しているかも知れない、というのが分かりやすくなります。

FSSC22000では、会社が食品安全に取り組んだ結果がどうたったのか、目標は達成できたのか、ということを考慮して、トップマネジメント(社長や工場長など、上に立つ方)が仕組み改善の指示をださなければなりません。

会社の目標は3年などの中期的期間で定める場合もありますので、中期的な視点での振り返りも大切なんです。

更新審査のための準備とは?

では、審査が近づいたら何をしなければならないのでしょうか?

先ほどお話しした通り、審査が近づいたら大慌てで書類を整理する、記録をチェックしてハンコを押す、というのはしてはいけません。

してはいけない、というよりも、そうしなければならない仕組みであると分かった時点で、仕組み自体に問題があるのだ、と考えて欲しいのです。

急場しのぎをして審査を受けても意味がないですし、それで審査員の目をごまかせたとしても、何の意味もありません。

せっかく時間を使うのですから、仕組みが有効であったことを審査員に見てもらえるように準備しておきましょう。

例えば、過去の審査で発見された問題点の改善結果や効果、3年間で発生したクレームの件数や内容、実施していればお客様アンケートや満足度調査などの結果集計など、前向きな準備に時間をかけたいですね。

きっと3年間、取り組んでこられた成果がたくさん感じられると思います。

その他、審査員が審査をしやすいように、各部署で管理している書類を集めておく、関係部署のスケジュール調整をする、というような準備をしておくと、審査の時間を有意義に使えますね。

知っておいていただきたいのは、「指摘や不適合=ダメなこと」ではない、ということです。

第三者が行う外部の審査というのは、自分達では気づけない問題点に気が付くことができる、会社にとって非常に有意義な機会です。

安全な食品を製造し続けるためには、ありのままの状態を見てもらい、改善するための機会やヒントをたくさんもらえる更新審査を、積極的に活用してくださいね。

更新審査を安心して受けるための仕組みづくりをしましょう

今日は3年ごとに行われる更新審査についてお話ししました。

審査は改善点を見つけるためです。

と言っても、自社の負担が多くて上手く運用できない仕組みを作ってしまうと、審査での指摘を改善するのが大変ですし、

何よりも安全な食品を製造することができず、食中毒の発生や、商品回収などによりお客様やお取引様に迷惑がかかってしまうかも知れません。

そうならないためには、自分達で日常的にチェックできるような仕組みを作り、審査を受けるための活動ではなく、毎日、安全な食品を製造できるための活動をしておきましょう。

ISOコムでは、経験豊富なコンサルタントが皆さんの会社に最適で、無理なく更新審査に臨めるような仕組み作りをお手伝いします。

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