ISO45001について 第９回 「７ 支援」 「7.４ コミュニケーション」「7.５ 文書化した情報」
投稿日：2018年6月1日 最終更新日：2023年5月12日
こんにちは、ＩＳＯコム マネジメントコンサルタントの小川 次郎です。
このブログにアクセスしていただき、ありがとうございます。
前回は、ISO45001「７ 支援」の「7.1 資源」「7.2 力量」「7.3 認識」についてお話させていただき
ました。
「７ 支援」のこのシステムの位置付け・性格を多少は理解していただけたと思います。
今回はISO45001「７．支援」の後半「7.４ コミュニケーション」「7.５ 文書化した情報」についてです。
これらも前回記述させていただいた通り、イメージとしてはＰＤＣＡサイクルとは別にＰＤＣＡ各個を文字通り「支援する」という方が当たっていると思います。
潤滑剤みたいなものですかね。
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まず、ISO45001「7.４ コミュニケーション」です。
コミュニケーションには、作業指示のように一方向のコミュニケーションと安全衛生協議会のように相互に議論する双方向のコミュニケーションがあります。
また、法令に決められている許可申請、届出みたいなコミュニケーションと外部の利害関係者（行政、顧客、近隣、働く人等）と行う協議、苦情、要請等、組織自らが判断する
必要なコミュニケーションがあります。
一般的に、どこの組織においても、すべてできているかどうかは別にして、最低限、法令上必要なコミュニケーションがあります。
これらを列記するすると以下のようなものです。
【周知が求められている事項】
- 安全衛生委員会や安全衛生協議会の議論の結果
- 周知が求められている安全衛生推進者などの担当者氏名
- 名称等を通知すべき危険物及び有害物名
- 車両系荷役運搬機械などの作業計画や作業の方法
- 作業環境測定結果の評価の記録
【関係請負人への周知事項】
- クレーン等運転についての統一的な合図
- 統一的な警報、事故現場等を表示する標識など
【表示・掲示が求められている事項】
- 立入禁止 /火気の使用禁止 /通路と避難通路
- バルブ・コックの開閉方向・色分けなど
その他、【作業において合図が求められている事項】、【作業間の連絡、調整が求められている事項】もあります。
また、議論を行う双方向のコミュニケーションも、組織内で行う安全衛生委員会、関係請負人（協力会社等）と行う安全衛生協議会、定時打合せ、作業前ミーティングといったものもあります。
その他法令では定められていないが、朝礼、緊急事態での関係行政とのコミュニケーション、顧客からの指示・要望の周知、その他利害関係者からの要請等の周知など様々のものがあります。
システムとしては、このような現在組織で既に実施していること（今まで必要と思っていたが実施に至っていないことも含めて）を整理すれば良いのかなと思います。
ここで、重要なことは、すべてが記録を求めているわけではありません。
特に法令では“実施することを求めている”ので、特別な監視測定以外は、決して記録は求めていません。つまり、記録（文書化要求）は組織が安全衛生管理上、必要と考えるもののみです。
私の経験では、実際に重大事故を発生させた場合、様々な法令上の要求事項、例えば、安全衛生協議会の内容あるいは事故が起きた作業の作業指示内容について、労働基準監督署の監督官あるいは警察は、関係者全員の事情聴取を行い「実際に打合せが行われたのか」「実際の指示がどのようなものだったのか」の確認を行います。
聴取内容に食い違いがあれば、とことん追求を受けます。記録はどちらかと言えばあまり信用されていなくて、どちらかと言えば補足資料です。
次はISO45001「7.５ 文書化した情報」についてです。
ここでは、規格の各項で要求している文書化情報が，必要なときに、必要なところで、利用可能であることを求めています。文書化情報という言い方は、文字情報、電子情報、その他、どの媒体でもかまわないというこのようです。
必要な文書化情報（文書類と記録）を一覧表にしておくとわかり易いと思います。
例えば、文書類では、以下のようなものがあります。
- 3項 OH＆Sマネジメントシステムの適用範囲
- 3項 組織の役割、責任および権限
- 1.1項 リスク及び機会にかんすること
- 1.2項 危険源の特定並びにリスク及び機会の評価
- ・・・・
- ・・・・
記録では、以下のようなものがあります。
- 1.2項 OH＆Sリスクの評価方法及び基準
- 1.3項 法的要求事項及びその他の要求事項
- 2.2項 安全衛生目標と達成のための計画
- 2項 働く人の力量
- ・・・・
- ・・・・
以上がISO45001の「7.４ コミュニケーション」「7.５ 文書化した情報」についてです。
どちらかと言えば知的作業というより規格各項の結果の整理のようなものかなと思います。
次回はISO45001「８．運用」についてお話ししたいと思います。
この項は「６．計画」で計画したことの運用についてです。楽しみにしていてください。
【ISO45001についての記事】
【第１回】 ISO45001:2017の発行の動向と既存のシステムとの大きな変化
【第７回】「６ 計画」「6.2 OH＆S目標及びそれを達成するための計画策定」
【第８回】「７ 計画」 「7.1 資源」「7.2 力量」「7.3 認識」
【第９回】「７ 計画」 「7.４ コミュニケーション」「7.５ 文書化した情報」
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